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Technische Anleitung
Dokumente griffbereit: Spickzettel

Der Spickzettel für kleinteilige Informationen

Die Spickzettel-Methode

Die vielen Unterlagen, die wir im Laufe der Zeit ansammeln, bestehen nicht nur aus "Dokumenten", sondern vielfach aus kleinteiliger Information: Wir sammeln Telefonnummern, Bankverbindungen, Bestellnummern, Namen und Anschriften, Passwörter, Notizen zur Benutzung eines Programms. Diese Informationen sind oft

  • sehr kurz
  • sehr wichtig
  • sehr unterschiedlich.

Als Vereinsvorstand sammeln Sie Hinweise auf interessante Musikstücke, als Mutter sammeln Sie Hinweise auf Ausflugsziele, Kochrezepte oder Sie protokollieren die Aussagen des Kieferorthopäden Ihrer Tochter ... Und haben Sie gerade Ihre Blutgruppe zur Hand? Ihre Personalausweisnummer? Die Notfallnummer der Vergiftungszentrale?

Arbeitsmethodisch sinnvoll ist für dieses "Streu-Knowhow" eine zentrale Informationssammlung als einfache Textdatei. Schreiben Sie einfach alles auf. Benutzen Sie die Suchfunktion Ihrer Textverarbeitung, um die Infos wiederzufinden.

Diese Methode ist zu einfach, um darüber Bücher zu schreiben oder Seminare zu verkaufen. Trotzdem sollten Sie sie jeder komplizierteren Vorgehensweise vorziehen.

Ein Spickzettel ist eine genial einfache Sache. Sie sollten diese Methode nutzen.

Der Spickzettel von meineZIELE

Sie öffnen den Spickzettel von meineZIELE über den Spickzettel-Button. Änderungen werden beim Schließen automatisch gespeichert. Um Dateinamen etc brauchen Sie sich nach dem ersten Speichern normalerweise nicht mehr zu kümmern.

Das gewählte Dateiformat ist rtf (rich text format) Dieses Format können Sie auch mit WordPad bearbeiten. Das ist ein Programm, das im Lieferumfang von Windows enthalten ist. Die Datei muss also nicht unbedingt ausschließlich mit meineZIELE weitergepflegt werden. Dennoch gibt es noch ein paar Funktionen, die Sie nutzen sollten:

Inhaltsverzeichnis bauenInhaltsverzeichnis

Wenn im Spickzettel einem Wort ein ! vorangestellt ist und man klickt auf dieses Wort, so springt das Programm sofort zum nächsten Vorkommen dieses Wortes (wiederum mit ! davor).

Das kann man z.B. für ein Inhaltsverzeichnis verwenden.

 

 

 

Übergabefelder in Optionen einstellenEinträge übergeben

Im Spickzettel können Sie Informationen aus der gerade gewählten Zeile einfügen. Die gewünschten Felder wählen Sie zuvor in den Optionen des Spickzettels. Auch Icons können übergeben werden.

Bei sind ein Weblink und ein Dateilink angegeben. Das bezieht sich auf die 1-Griff-Ablage des jeweiligen Eintrags:

1-Griff-Ablage übernehmen

Links aus der 1-Griff-Ablage z.B. auf Dateien, Dokumente im Elektronischen Leitz Ordner ELO oder Webseiten, können ebenfalls zur Übergabe an den Spickzettel ausgewählt werden. Im gezeigten Beispiel wurde aus dem geöffneten Eintrag ein Dateilink und eine Webseite mitgenommen.

geöffneter Eintrag mit 1-Griff-Ablage

Im Spickzettel sieht das dann ungefähr so aus: Die Übernahme erfolgt mit dem Button "Import Felder" . Dann erscheint da, wo der Cursor gerade steht, der ausgewählte Inhalt aus dem offenen Eintrag in der Ziele-Ansicht. Die übernommenen Links stehen einfach im Text .

Links aus 1-Griff-Ablage

1-Griff-Ablage benutzen

Die Pfade zu Dateien oder zu ELO-Dokumenten werden im Spickzettel in Klarschrift abgelegt und in eckige Klammern gesetzt. (Deshalb macht es auch nichts, wenn Sie gelegentlich WordPad zur Pflege benutzen oder die Datei an Andere weitergeben. Es geht nichts kaputt.)

Klicken Sie auf einen solchen Eintrag, so dass sich der Cursor innerhalb der eckigen Klammern befindet.
Dann bewirkt ein Klick auf den Button "Link markieren" die Markierung und Identifizierung der Dateiverknüpfung . Das passende Icon der 1-Griff-Ablage wird in der Button-Leiste aktiviert und erlaubt den direkten Zugriff auf das gewünschte Dokument.

Auswahl Datei-Links

Dieser Mechanismus funktioniert auch für Webseiten, deren Adresse im Text vorkommt. Webadressen werden aber automatisch erkannt. Sofort beim Anklicken erfolgt die Markierung und ein Button zum Aufruf der Seite erscheint in der Buttonleiste.

Struktur nutzen

Sie haben in meineZIELE bereits eine umfangreiche Struktur Ihrer Rollen und Ziele angelegt.Struktur übernehmen Zumindest Teile dieser Struktur eignen sich als Ordnungsrahmen für Ihren Spickzettel. Wenn Sie möchten, können Sie diese Struktur benutzen. Durch Klick auf den Struktur-Button werden alle (im Moment selektierten und aufgeklappten) Einträge in den Spickzettel übernommen. Diese Einträge sind mit Strukturcodes versehen wie dargestellt.

Struktur übernehmen

Automatische Zuordnung

meineZIELE benutzt diese Nummern, um beim Öffnen des Spickzettels automatisch an die geeignete Stelle zu springen. Sie könnten beispielsweise bei der Strukturerstellung ausschließlich Ihre Wirkungskreise, also die Top-Level-Einträge, in den Spickzettel übernommen haben. Dann öffnet sich der Spickzettel genau bei der zugehörigen Rolle des aktuell ausgewählten Eintrags.

Chiffrierung

Durch chiffrierte Ablage kann man eine Datei unleserlich machen. Die Chiffrierung erfolgt unabhängig von der Ziele-Datei, indem Sie statt auf rtf auf das Format rtc speichern. Bitte beachten Sie: Passwörter eingeben ist lästig. Sie sollten nichts chiffrieren, was nicht wirklich gesichert werden muss.

Die Chiffrierung erfolgt einschließlich eventuell enthaltener Abbildungen, z.B. Icons.

Achtung: Die Chiffrierung bietet sicheren Schutz gegen neugierige Kollegen, hält aber möglicherweise professionellen Entschlüsselungsversuchen nicht stand. Es ist sinnvoll, Ihren Spickzettel gelegentlich unchiffriert zu sichern und sicher aufzubewahren, damit er nicht durch ein vergessenes Passwort oder ein technisches Versagen verlorengeht. Bei beruflichen Anwendungen ist es üblich, wenn überhaupt chiffriert wird, eine Kopie des Passworts im Tresor aufzubewahren.
 

Nicht nur mehr Funktionen machen Sie erfolgreicher, sondern bessere Methoden. Nutzen Sie deshalb bitte auch das Begleitmaterial.