wie Sie Ihr Zeitmanagement verbessern

Die Aufgaben des Zeitmanagement

Sind Sie schon einmal abends stolz nach Hause gegangen und haben gedacht: "Heute habe ich meine Zeit toll eingeteilt"? Wahrscheinlich nicht. Denn wirklich stolz sind Sie dann, wenn Sie Ihre Zeit gut genutzt und viel erreicht haben.

Die Kernelemente des Zeitmanagement sind

- Organisation nicht nach Kalender, sondern nach Zielen
- Bestmögliches Setzen und Einhalten von Prioritäten
- Dokumente, Emails und Dateien nicht irgendwie aufräumen, sondern griffbereit den Aufgaben zuordnen

 

 

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Was sind weitere Kernaufgaben des Zeitmanagement?

Klar, dass "Kalender führen" oder "Geburtstage verwalten" zur Selbstorganisation dazugehört. Doch das ist noch lange kein wirksames Zeitmanagement. Wenn es um Erfolg geht, sind es vor allem "methodische Dinge", die den Unterschied machen:

  • Glasklare Übersicht gewinnen über "alles, was ansteht".
  • Schriftlich zu planen statt im Kopf macht messbar erfolgreicher.
  • Stress vermeiden, Entlastung von Routine, nichts mehr vergessen, "zeitgefühlfreie Arbeit" ermöglichen
  • Reduzieren Sie Störungen, Zeitdiebe, Leerlauf, Ablenkungen etc.
  • Zeitmanagement muss die verschiedenen "Lebensrollen" wie Beruf, Familie, Gesundheit oder Weiterbildung ausbalancieren.
  • Geschicktes Sammeln von Erfolgen stärkt Selbstbewusstsein und Motivation

Detaillierte allgemeine Infos über Zeitmanagement finden Sie auf der Informationsseite methode.de und auf einigen unserer Info-Clips. Hier geht es weiter mit der konkreten Umsetzung und Anwendung mit unserem Werkzeug meineZIELE.

(Sie finden ganz oben links in der Navigation übrigens weitere Infos über verwandte Gebiete, z.B. wie Sie eine bessere Strategie entwickeln oder wie sie dauerhaft einen freien Schreibtisch schaffen und Infos über meineZIELE, z.B. Info-Clip: Das Wichtigste in 66 Sekunden oder Funktionen)

Ganz konkret: Das Werkzeug

Jetzt also zu dem Werkzeug meineZIELE und zu den Funktionen, die diese besondere Wirkung entfalten helfen (die kostenlose Testversion gibt es hier) :

Klare Ziele:

GliederungmZ enthält als Kernstück ein Werkzeug, mit dem man Ziele gliedert und klärt, also aus großen, unübersichtlichen und unangenehmen Zielen kleine, handliche, unmittelbar ausführbare Aufgaben macht. Wer will, bekommt seine Ziele- und Aufgaben-Übersicht auch als Mind Map, Sektor-Map oder Projektstrukturplan dargestellt.

Der Prioritäten-Zyklus:

Mit mZ kann man sehr große Aufgabenmengen übersichtlich und zielgerichtet und gleichzeitig nach Wichtigkeit ordnen. Aus dieser großen Menge heraus aktiviert man wichtige Aufgaben aus verschiedenen Wirkungskreisen, Lebensrollen und Projekten. In einem dritten Schritt bildet man Top-Aufgaben und arbeitet sie ab. Dieser Vorgang wird immer wiederholt und fordert dem Anwender konsequent und immer wieder neu kleine Prioritätsentscheidungen ab, die in Summe eine enorme Wirkung erzielen. Keine erledigte Aufgabe wird zur Sackgasse. Denn der nächste Schritt des Zyklus ist immer wieder die Wahl der nächsten wichtigsten Aufgabe. Details finden Sie im  pdf: Sofortnutzen mit meineZIELE

Die Ein-Griff-Ablage:

Direkt an jede Aufgabe können Sie beliebige und beliebig viele Dokumente knüpfen. Mit einem einzigen Klick Scannen, benennen, speichern und an eine Aufgabe knüpfen. Mit einem einzigen Klick wieder auf dem Bildschirm. Das macht Aufgaben startklar.

Zeitpläne, Termine, Kalender:

Eisenhower SchemaZeitmanagement muss immer ausgehen von dem, was erreicht werden soll und keinesfalls von den restlichen Lücken im Kalender. Klar, dass mZ trotzdem ausgereifte Jahres-, Monats-, Wochenkalender, Stundenpläne und Wiederholtermine hat.  Doch auch hier gehen viele Details über die gewohnten Standards weit hinaus. Beispielsweise Terminieren mit dem Eisenhower-Schema. Oder Zufallstermine (z.B. der Ehefrau Blumen mitbringen)? Oder von Ostern abhängige Termine (z.B. Rosenmontagszug) ...

Zeitplan-DiagrammWer will, kann in meineZIELE auch Zeitplan-Ansichten verwenden, wie man sie sonst nur aus dem Projektmanagement kennt. Die gibt es sowohl in der Ziele-Übersicht als auch bei der täglichen Ausführung.

 

 

mZ kann man kostenlos und ohne Registrierung testen. Viele der erwähnten Funktionen bleiben als Version mZ Free dauerhaft kostenlos nutzbar.

Weitere Werkzeuge?

mindmapsFunktionen wie Mindmaps oder Engpassdiagramme gehören natürlich nicht mehr zum Zeitmanagement im engeren Sinne. Aber meineZIELE ist ja auch weit mehr als nur eine Zeitmanagement Software. Unsere Funktionenübersicht macht deutlich, dass wir Sie in allen arbeitsmethodischen und strategischen Belangen unterstützen wollen. Isoliertes Zeitmanagement würde große Nutzenpotentiale einfach verschenken. Auch wenn Sie ein Verbesserungsprogramm für ungestörtes Arbeiten oder gründliche strategische Überlegungen vielleicht nur einmal im Jahr benötigen: Wollten Sie dafür wirklich noch ein Programm kaufen und dann schon wieder eines? meineZIELE ist eine Lösung aus einem Guss. Das macht den Einstieg leicht, den Lernaufwand überschaubar und den Nutzen maximal.

Nutzt man Papier, Smartphone oder PC?

Wie geht Zeitmanagement im Alltag und unterwegs? Doch lieber ein professionelles Zeitplanbuch aus Papier? So etwas kann einfach nicht leisten, was eine Software wie meineZIELE kann. Ich würde mich freuen, wenn Sie r Karteikästen und Planungsformulare gleich hinter sich lassen würden. Trotzdem unterstützt natürlich meineZIELE mit vielerlei Druckmöglichkeiten auch die Papierwelt.

Aber wie sieht es aus mit Smartphones? Ist das eine Alternative? Überraschenderweise sieht es damit viel schlechter aus als man auf den ersten Blick meinen könnte:  In Sachen Kommunikation und Terminmanagemnet sind Smartphones ein gewaltiger Sprung nach vorne. Dagegen erweist sich Zeitmanagement im hier beschriebenen Sinne auf dem Smartphone als Unsinn, denn es lenkt den Blick mehr als jedes andere Werkzeug weg von den großen Zielen hin zum täglichen Kleinkram. Man spricht nicht umsonst vom "Fluch des Zeitmanagement". Den Blick von den Zielorientierung auf den Kleinkram zu verengen, ist ein regelrechter Erfolgskiller. Also niemals ausschließlich mit dem Smartphone planen! Termine in das Smartphone, Ziele in den PC!

Natürlich muss uns Zeitmanagementsoftware auch unterwegs unterstützen. Egal welches Smartphone Sie haben: meineZIELE kann über eine ganze Reihe von Schnittstellen und Cloud-Services mit praktisch jedem Smartphone Aufgaben und Termine austauschen.

Ganz wichtig:

AnwenderinBeim Zeitmanagement ist eines ganz wichtig: Es bringt uns nicht weiter, mit Feuereifer Sekunden und Minuten zu sparen und dann Stunden und manchmal Monate an falsche Ziele zu verschwenden. Es geht nicht darum, möglichst viele Aufgaben zu erledigen, sondern darum, dass die wichtigen Aufgaben dabei sind.

Erledigen Sie also nicht einfach das "bequem auf dem Bildschirm", was man vor Jahrtausenden schon in Tontafeln ritzen konnte. Lassen Sie die Bronzezeit endlich hinter sich. Auch beim Zeitmanagement sind wir um Jahrtausende weiter.

 

 

 

Nächster Schritt: Wie schafft man einen freien Schreibtisch?


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