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Technische Anleitung
Chaotische Ablage

Ein-Griff-Ablage mit Papierdokumenten

Nutzung der Doku- Spalte

Zur Organisation von Papier benötigen Sie Organisationsmittel: Für größere Papierstapel wählt man Hängemappen. Für kleinere Stapel oder Einzelblätter benutzt man einen Pultordner, z.B. den Leitz Nr. 5831.

Leitz TischmappeDie Ein-Griff-Ablage ist neben der Gliederung der anstehenden Aufgabe und Ziele das wichtigste Instrument, das Sie einsetzen sollten. Sie spart nicht nur viel Platz, sondern bringt auch ein hohes Maß an Ordnung und Übersicht bei äußerst geringem Aufwand.

Einträge für chaotische AblageDeshalb bietet meineZIELE die Möglichkeit, Ablageplätze von Papierdokumenten bei einer Aufgabe zu speichern. Das benutzte Feld heißt "Doku" für Dokumente.

C4, wie im Beispiel rechts, ist eine solche Lagerplatznummer. Der führende Buchstabe dient der Unterscheidung. Er steht z.B. für die Tischmappe im Büro. Weitere Buchstaben gibt es vielleicht für die Tischmappe der Sekretärin oder zu Hause, für eine Hänge-Registratur oder sonstiges. Die 4 bedeutet das 4. Fach.

So geht´s: Einfach in die Doku-Spalte klicken und Ablageort eintragen. Fertig.
 

Für Fortgeschrittene: Freie Plätze

Wenn Sie ein Dokument in Ihrem Pultordner legen möchten, dann benötigen Sie ein freies Fach. Bei einem weitgehend vollen Ordner kann es lästig sein, ein freies Fach suchen zu müssen. Und die umgekehrte Suche in der langen Aufgabenliste, ist noch aufwändiger. 

Deshalb kann meineZIELE Sie unterstützen:

Sie können bis zu 30 Nummernkreise überwachen und sich die gerade freien Fächer z.B. Ihres Pultordners anzeigen lassen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

a. Sie legen unter Optionen - Dokumente -
1-Griff-Ablage die Nummernkreise fest (siehe Abbildung rechts).

Z.B. A1 bis A31 wie in der Abbildung (1) für einen Pultordner mit 31 Fächern. Negative Zahlen sind nicht möglich, Buchstaben sind möglich (2). Die Obergrenze der Nummern liegt bei 999.

Natürlich kann man sich die Doku-Spalte auch etwas breiter einstellen und dann z.B. Namenskürzel aus mehreren Buchstaben verwenden.

b. Sie klicken in die Doku-Spalte (3). Dann öffnet sich zusätzlich die Liste der freien Plätze. Die Liste wird immer direkt links neben der Doku-Spalte eingeblendet.

c. Die Liste der freien Plätze steht automatisch immer auf dem ersten Nummernkreis ... Wenn Sie einen anderen Nummernkreis sehen möchten, klicken Sie nach rechts oder links (4).

d. Die aufgezählten Plätze werden derzeit nicht durch Einträge in der geöffneten meineZIELE-Datei benutzt. und sind somit frei (sofern Sie der Empfehlung folgen und zusammenhängende Arbeitsgebiete, in der Regel Ihren gesamten Bestand an Aufgaben und Zielen, in einer einzigen Datei zusammenfassen). Kleinbuchstaben werden wie Großbuchstaben behandelt.
In der Abbildung ist zu sehen , wie A1, A4, A9 und A12 in der Doku-Spalte bereits belegt sind und daher links (siehe Pfeile) nicht mehr vorkommen.

e. Durch einen Doppelklick in die Liste wird der gewünschte Platz übernommen.

Wenn Sie im Team Aufgaben mit meineZIELE austauschen, dann werden auch derartige Einträge mitgenommen. Es kann sehr sinnvoll sein, wenn z.B. Herr Müller sieht, dass Unterlagen zu seiner Aufgabe im Fach 15 im Pultordner von Frau Maier liegen etc. Deshalb sollten die Teammitglieder möglichst verschiedene Buchstaben oder Kürzel verwenden.

Noch ein Tipp: Ein Inhaltsverzeichnis können Sie sich ansehen, durchsuchen und ausdrucken über das Menü "Listen". Wenn Sie sich ein Inhaltsverzeichnis für andere Personen wünschen, verwenden Sie die "Liste öffentliche Vorgänge". Einstellungen und Infos dazu finden Sie in den Optionen - Schnittstellen - Export.