Import / Export

Für  fortgeschrittene Anwender

1. Öffentliche Vorgangs-Verwaltung

Zum Austausch von Aufgaben und Dokumenten zwischen meineZIELE-Nutzern ist kein Export erforderlich. Doch auch andere Mitarbeiter können von der 1-Griff-Ablage profitieren.

Ein typisches Beispiel ist die Wiedervorlage: Jemand organisierte bisher, z.B. in einem Hängeregister mit 31 Mappen, die "Vorgänge" einer Abteilung. Am 12. des Monats z.B. wird dann Mappe 12 überprüft. Enthaltene Vorgänge, sofern sie nicht spätere Monate betreffen, werden an zuständige Personen verteilt. Will man "außer der Reihe" auf einen Vorgang zugreifen, dann muss man suchen. Keine antiquierte Ausnahme, sondern leider noch immer hunderttausendfache, gängige Praxis.

Mit der 1-Griff-Ablage von meineZIELE ginge auch so etwas wesentlich besser: Belegen Sie ein beliebig große Anzahl  Hängemappen  jeweils nur mit einem einzigen Vorgang. Die Nummern der Hängemappen beginnen Sie nun mit einem der Buchstaben V,W,X,Y,Z. Nun können Sie in Optionen/ Schnittstellen / Export einen Pfad einrichten, auf den ein Ablageverzeichnis in Textform regelmäßig neu geschrieben wird (immer dann, wenn Sie Ihre Daten speichern). Diese Datei enthält nur Zeilen aus Ihrem Datenbestand, die auf ein Dokument in den angegebenen Nummernkreisen verweisen.

Nun legen Sie auf den Desktop jedes Mitarbeiters eine Verknüpfung auf diesen Pfad. Ein Klick genügt, um jeweils die aktuellste Liste auf den Bildschirm zu bringen. Durch die Suchfunktion ist der Ablageort in Sekunden gefunden.

Tipp 1:

Die erzeugte rtf-Datei sollten Sie nicht mit Word öffnen, sondern mit Wordpad, da sonst das Überschreiben der Datei blockiert ist. (Automatische Zuordnung ändern mit Arbeitsplatz - Extras - Ordneroptionen - Dateitypen)

Tipp 2:

Wer einen Vorgang entnimmt, sollte einen Zettel mit seinem Namen in die Hängemappe legen

2. Daten exportieren

Sie wollen Ihr Budget als Kreisdiagramm darstellen? Oder Ihre Team-Ziele im Intranet veröffentlichen? Ihre Termine an Lotus Organizer übergeben? Oder Ihre Gliederung als mind map darstellen? Lesen Sie hier, in welcher Form Sie Ihre Daten an andere Programme weitergeben können:

 

Daten-Export

Es gibt eine automatische Export-Möglichkeit als Komma-Getrennte-Datei mit beliebigen Trennzeichen oder als HTML-Datei. Die Einstellungen hierfür nehmen Sie vor unter den Optionen / Schnittstellen / Export bei (1) und (2). Der Datenexport wird automatisch mit ausgeführt, wenn Sie eine Datei speichern. Dadurch wird die Export-Datei immer auf dem aktuellen Stand gehalten.

 

Datenfelder auswählen:

Ein Datenexport erfolgt in der Regel für Zwecke, die nur wenige Felder benötigen. Deshalb erlaubt es meineZIELE, die zu exportierenden Felder gezielt auszuwählen. Die Auswahl erfolgt für die beiden Export-Dateiformate separat.

Bitte beachten Sie bei der Auswahl die Darstellungsform. In einer HTML-Ausgabe sind die Icons tatsächlich zu sehen, fette, kursive oder gestrichene Anzeige wird direkt umgesetzt. Sie können in den Optionen auch einen Pfad einstellen, auf dem die Icons abgelegt sind. Eine csv- Datei würde nur die Nummern der Icons enthalten.

 

Teil-Export (XML)

Im Dateimenü finden Sie die Möglichkeit, einen Teil Ihrer aktuell geöffneten Datei zu exportieren. Der Teilexport wird durch die Selektionseinstellungen vorbereitet. Genau diese werden exportiert. Bitte beachten Sie, dass das Auf- und Zuklappen von Teilbäumen zur Fein-Einstellung des Exports genutzt werden kann. Es werden nur die sichtbaren Einträge exportiert. Der Export enthält auch alle Optionen und Einstellungen. Die entstehende Datei kann sofort mit meineZIELE geöffnet werden.

 

Export im mindmap-Format

meineZIELE kann mindmaps nicht nur selbst darstellen, sondern auch mit Freemind (kostenlos auf http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page)  und Mindmanager austauschen Bei der Installation verbinden Sie (Sie werden danach gefragt) das die Dateiendung mm mit diesem Programm. Dadurch öffnet meineZIELE direkt nach dem Export automatisch freemind und zeigt die mind map.

Das Zentrum der Mind Map wird benannt nach der ersten Überschrift im ersten Druckprofil der Datei (alternativ meineZIELE). Die Der Export berücksichtigt Selektionsvorgaben. Der Datenaustausch mit Mindmanager erfolgt im  XML-Format. Wenn Sie aus MindManager eine Mind Map in XML-Format abspeichern, kann diese in meineZIELE importiert werden.

 

Import und Export Outlook-Aufgaben

Outlook ist der Standard für den täglichen Kleinkram. In vielen Konzernunternehmen ist deshalb zwingend vorgegeben, dass Aufgaben aus meineZIELE nach Outlook übertragen werden.
(siehe dazu die Outlook-Schnittstelle)

 

Schnell-Import aus Excel über Zwischenablage

Wenn eine Aufgabenliste als Spalte in Microsoft Excel vorliegt, dann können Sie die gewünschten Felder dieser Spalte einfach markieren, kopieren und an der gerade gewählten Stelle in meineZIELE über den Menüpunkt "Import aus Excelspalte über Zwischenablage" einfügen. Die eingefügten Einträge werden um eine Stufe eingerückt.

Aufgabenbeschreibungen dieser Art sind möglicherweise recht lang. meineZIELE stellt deshalb automatisch eine Kopie der Beschreibung in das Feld "Zusatztext", sobald die Länge 40 Zeichen überschreitet. Wenn Sie innerhalb des Aufgabentextes zwei Doppelpunkte direkt hintereinander einfügen, dann stellt meineZIELE nur den Textanteil in die Zielbeschreibung, der links dieser Markierung steht. Im Zusatztext steht dann der komplette Text. Wenn Sie mehrere Spalten kopieren, dann wird der zweiten Spalte das Datum entnommen und der dritten Spalte das Feld "wer?".

 

Excel-Spalte in bestehende Zeilen schreiben

Völlig flexibel geht das mit einzelnen Spalten. Beispiel: Ihre Excel-Tabelle enthält eine Liste von 30 Programmen, die Sie ändern sollen. Spalte B enthält den Programmnamen. Wie gerade beschrieben, generieren Sie in mZ eine Liste dieser Programme aus Spalte B. Nun wollen Sie aber z.B. auch noch aus Spalte M den Namen des betroffenen Anwenders übernehmen. Sie nehmen also in Excel die 30 Felder aus Spalte M in die Zwischenablage.

 

Ein Feld "Anwender" gibt es in mZ natürlich nicht. Deshalb benutzen Sie das Freifeld 1, nennen es "Anwender" und fügen es als Spalte Ihrer Anzeige hinzu (2).

 

Dann klicken Sie in mZ in die erste der 30 übernommenen Zeilen in das Feld Anwender (1). Jetzt rufen Sie nur noch im Menü "Import/Export" unter "Schnellimport" den Punkt (3) "Import einer Excel-Spalte ab dem ausgewählten Datenfeld" auf. Fertig. (Achtung: Beim Einfügen spielt es keine Rolle, ob die Zeilen auf- oder zugeklappt sind.)

 

Import einer Windows-Verzeichnisstruktur

Eine gegliederte Windows-Verzeichnisstruktur kann als gegliederte Liste in die Ziele-Ansicht eingefügt werden.
Wählen Sie dazu den Menüpunkt Import / Export in der Menüleiste aus, dann Import Verzeichnisstruktur.

Sie können auswählen, ob die Struktur nur die Ordner oder auch die zugehörigen Dateien enthalten soll.
Anschließend können Sie die Auswahl auf eine bestimme Dateiendung begrenzen.