Heute anpacken

Die Heute-Ansicht: Was ist zu tun?

Die Heute-Ansicht finden Sie im Bereich "Anpacken". Sie zeigt, was heute zu tun ist:

Ziele und Aufgaben finden Sie links (1), die Zeitplanung rechts (2).

Ziele und Aufgaben (linke Spalte):

1. TOP 3 HEUTE:
Die Top-Ziele des Tages.
Es ist empfehlenswert, als tägliches Ritual genau drei Top-Ziele zu definieren.

2. TERMINE:  
Termine wie Geburtstage oder Abgabetermine, also Termine, die einen bestimmten Tag betreffen (ohne Uhrzeit).
Termine mit festgelegter Uhrzeit erscheinen zusätzlich rechts auf dem Tagesblatt bei der entsprechenden Uhrzeit.

3. LAUFENDE TERMINE:
Im Moment laufende mehrtägige Termine
(wird nur angezeigt, wenn es laufende Termine gibt).

4. AKTIV:
Die anstehenden Aufgaben in Form eines ToDo-Baumes. Diese Aufgaben stammen aus Ihrer großen Ziele-Gliederung. Dort werden die Aufgaben in ihrer logischen Ordnung belassen, also weder kopiert noch verschoben. Die Auswahl erfolgt durch "Aktivierung" mit dem grünen Pfeil im Bearbeitungsfenster. Aktivierung heißt: Die Einträge werden markiert durch einen unterlegten Farbstreifen. Alle in der Hierarchie nachgeordneten Einträge werden automatisch ebenfalls aktiviert. Ein eventuell zuvor eingestellter Termin wird abgeschaltet. Das heißt: Die Aufgabe erscheint nun auf dem Tagesplan, so lange, bis sie schließlich erledigt ist. Wenn aus einer Aufgabe eine Top-Aufgabe werden soll, schieben Sie diese einfach mit der Maus auf die Überschrift "Top 3". Wenn Sie sich entschließen, eine Aufgabe wieder zu deaktivieren, wird automatisch geprüft, ob zuvor ein Termin vorgelegen hatte und dieser gegebenenfalls wieder eingesetzt.

5. VERGANGEN:
Verpasste Termine: Alle vergangenen, noch nicht gestrichenen Termine der letzten zwei Wochen werden gezeigt. So erfahren Sie z.B. nach der Rückkehr von der Geschäftsreise, wem Sie noch nachträglich zum Geburtstag gratulieren sollen.

Eine Aufgabe wird entweder "aktiviert" oder "terminiert". In der traditionellen Ansicht ist das auch nur so darstellbar. Nur in der Zeitplan-Ansicht können aktivierte Aufgaben und Top-Ziele auch eine Zeitspanne für die Ausführung besitzen.

 

Zeitplanung (rechte Spalte):

Für die Zeitplanung sind drei verschiedene Darstellungen verfügbar:

1. Das Kalenderblatt (Tagesblatt)

Wie im Screenshot oben. Vorteil: Man kann neue Einträge direkt auf dem Kalenderblatt anlegen. Diese traditionelle Ansicht des Tages-Zeitplans geht nicht davon aus, was erreicht werden soll, sondern was an Zeit verfügbar ist.

 

2. Zielorientierte Tagesplanung

Hier stehen auch Termine links und die Zeit ist als Spanne rechts (1) markiert. Eine Linie (2) zeigt die aktuelle Uhrzeit. Es erfolgt eine automatische Sortierung der Termine nach der Uhrzeit (3).

Vorteil: Zielorientierte Sichtweise.
Erst wird festgelegt, was zu tun ist. Dann erst gibt man rechts an, wann es getan wird.

3. Zielorientierte Wochenplanung

Die selbe Ansicht gibt es auch für die ganze Woche. Zur Umschaltung dienen die Buttons bei (1).

Die Anzahl der dargestellten Tage ist veränderlich (von 5 bis 21) durch Klick auf +/- bei (2). Oft ist es dann sinnvoll, die Texte der Aufgaben und Termine schmaler darzustellen. Dazu klickt man in den Überschriftenbereich (1) und erhält einen Regler für die Breite.

Wählt man viele Tage zur Ansicht, dann ist die Liste der Termine oft auch lang. Man kann sie deshalb zuklappen (3) und erhält alle Termine in einer Zeile zusammengefasst (4).

 

Den Überblick bewahren: Zu welchem Ziel gehört eine Aufgabe?

Ganz wichtig ist nun das Thema Orientierung: Zu welchem Wirkungskreis / Projekt / Lebensrolle gehört eine bestimmte Aufgabe? Dazu sind bei allen Einträgen Icons angebracht, welche den Ursprungs-Wirkungskreis symbolisieren. Überquert man diese mit der Maus, wird die Struktur eingeblendet, aus der die Aufgabe stammt (siehe Screenshot). Klickt man auf das Icon, gelangt man in die Zielestruktur genau an die Stelle, von der dieser Eintrag stammt.

 

Neue Einträge

Auf beiden Seiten genügt ein Klick auf einen freien Bereich, um einen neuen Eintrag zu erzeugen. Wenn Sie die Einfüge-Taste benutzen, entsteht immer ein Termin, (denn Aufgaben sollte man eigentlich in der zugehörigen Lebensrolle bzw im zugehörigen Projekt erstellen.)

Natürlich hat man immer wieder Aufgaben, die spontan auftauchen, die möglichst umgehend ausgeführt werden müssen und vielleicht sogar einen Platz in den Top 3 einnehmen sollen. Wie geht man da am schnellsten vor?

Der Eintrag selbst ist durch einen Klick auf die freie Fläche schnell erstellt. Aber wenn man eine Aufgabe im Kalender erfasst, kann meineZIELE natürlich nicht wissen, zu welchem Zielfeld die Aufgabe gehört. Diese Zuordnung geschieht aber ganz einfach durch ziehen des Zielfeld-Icons mit der Maus (2) auf das gewünschte Zielfeld in der Navigationsleiste. Im Beispiel gehört die "Unterschrift für die Pflasterarbeiten" zu den Außenarbeiten, gekennzeichnet mit dem Baustellen-Symbol.

Das Ergebnis: Die Aufgabe ist korrekt zugeordnet und erhält jetzt das Baustellensymbol als Markierung. Wenn man mit der Maus darüberfährt, sieht man auch, wie der Eintrag in der Originalgliederung (Ziele-Ansicht) eingefügt wurde.

Es gibt weitere Verschiebemöglichkeiten mit der Maus. So kann man z.B. mit (1) den Eintrag auf die Top-3-Zeile ziehen. Termineinträge rechts können an der Kante (3) angefasst und vergrößert oder verkleinert werden. Anfassen bei (4) lässt die Verschiebung des Termins zu.

 

Die Anordnung der Aufgaben/ Termine

Rechts, also auf der Kalenderseite, werden Termine als Zeitflächen dargestellt.

Zieht man eine Aufgabe mit der Maus auf die Kalenderseite, wird automatisch eine Zeitfläche daraus. Diese Termine können ganz einfach mit der Maus vergrößert, verkleinert oder verschoben werden.

Auch auf der linken Seite können Sie bei den aktivierten Aufgaben und bei den Top-Aufgaben jeweils eine Reihenfolge bilden. Diese wirkt nicht (!) auf die Originalstelle in der Struktur zurück. Bei den aktivierten Aufgaben wird automatisch nach den Zielefeldern sortiert, aus denen die Einträge stammen. Die Möglichkeit zur manuellen Umordnung muss in den Optionen eingestellt werden: Optionen > Kalender > Heute: Haken setzen bei "Freie Anordnung aktive Aufgaben zulässig".

Aufgaben immer in der Ziele-Ansicht löschen!

Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, löschen Sie sie am besten in der Ziele-Ansicht (nicht in der Heute-Ansicht).
So haben Sie das "Gerüst" dieser Aufgabe vor sich und können aus diesem Aufgabenbereich gleich die nächste anstehende Aufgabe aktivieren. So verlieren Sie den roten Faden nicht und behalten Ihr Ziel im Auge.

Sie können sich bei der Umsetzung dieses Prinzips unterstützen lassen:
Unter Optionen > Kalender > Heute können Sie einstellen, dass Sie, wenn Sie eine Aufgabe in der Heute-Ansicht löschen wollen, direkt (ohne Löschen) in die Ziele-Ansicht zum jeweiligen Eintrag gelangen
(Haken setzen bei "Statt Löschen von Top-Einträgen ohne löschen in Ziele-Ansicht springen").

 

Notizen erfassen

Wenn nicht gerade der ganze Tag mit Terminen vollgepflastert ist, dann liegt es nahe, die rechte Seite auch für kurzlebige Notizen zu verwenden, wie Sie im Laufe eines Tages immer mal wieder nötig werden. Wenn man solche Notizen und echte Termine unterscheiden will, dann beginnt man den Text der Notiz mit xx. Dann wird keine Uhrzeit mehr angezeigt und der Eintrag erscheint grau.

 

Top-Ziel Woche/ Monat/ Quartal schneller festlegen

Die häufiger gebrauchten Zeithorizonte Tag, Woche, Monat, Quartal können auch mit dem roten Pfeil im Bearbeitungsfenster zugeordnet werden, wenn beim Klicken gleichzeitig Shift (Woche), Strg (Monat) bzw. Alt (Quartal) gedrückt wird.

 

Schneller Wechsel zwischen Ziele- und Heute-Ansicht

Eine weitere Vereinfachung: Wer nicht mit der Maus, sondern lieber mit der Tastatur arbeitet,
kann mit der Befehlstaste F11 zwischen der Ziele-Ansicht und dem Heute-Blatt hin- und herwechseln.

Man kann auch von einem Termin in der Ziele-Ansicht direkt auf das entsprechende Datum in der Heute-Ansicht springen. Klicken Sie hierzu bei gedrückter Strg- Taste auf den gewünschten Termin in der Terminspalte der Ziele-Ansicht.