Griffbereite Unterlagen schaffen

Diese Seite erläutert, wie man durch ein einfaches Zuordnungsverfahren einen freien Schreibtisch gewinnt:

Die 1-Griff-Ablage

Aufgaben bestehen nicht nur aus Stichworten und Anweisungen. Oft gehören auch schriftliche oder sonstige Materialien dazu. Wie verwaltet man das optimal? Wie hat man auf einem leeren Schreibtisch alles griffbereit?

Sinnvoll ist Folgendes: Legen Sie das Material zu Ihren Aufgaben und Zielen nicht geordnet ab im Sinne eines "Aktenplans". Legen Sie Papiere einfach da ab, wo Platz ist und merken Sie sich diesen Platz. Das tut man natürlich mit System. Der Platz sollte eine Nummer tragen und diese Nummer vermerken Sie bei der Aufgabe.

meineZIELE nutzt dieses Konzept als 1-Griff Ablage sowohl für Papierdokumente als auch für elektronisch vorliegende Dokumente.

Die 1-Griff Ablage mit Papier

Zur Organisation von Papier benötigen Sie Organisationsmittel: Für größere Papierstapel wählt man Hängemappen. Für kleinere Stapel oder Einzelblätter benutzt man einen Pultordner, z.B. der Leitz Nr. 5831.

Die 1-Griff-Ablage ist neben der Gliederung der anstehenden Aufgabe und Ziele das wichtigste Instrument, das Sie einsetzen sollten. Sie spart nicht nur viel Platz, sondern bringt auch ein hohes Maß an Ordnung und Übersicht bei äußerst geringem Aufwand.

Deshalb bietet meineZIELE die Möglichkeit, Ablageplätze von Papierdokumenten bei einer Aufgabe zu speichern. Das benutzte Feld heißt "Doku" für Dokumente.

C4, wie im Beispiel rechts, ist eine solche Lagerplatznummer. Der führende Buchstabe dient der Unterscheidung. Er steht z.B. für die Tischmappe im Büro. Weitere Buchstaben gibt es vielleicht für die Tischmappe der Sekretärin oder zu Hause, für eine Hänge-Registratur oder sonstiges. Die 4 bedeutet das 4. Fach.

So geht´s: Einfach in die Doku-Spalte klicken und Ablageort eintragen. Fertig.

Für Fortgeschrittene:
Freie Plätze

Wenn Sie ein Dokument in Ihrem Pultordner legen möchten, dann benötigen Sie ein freies Fach. Bei einem weitgehend vollen Ordner kann es lästig sein, ein freies Fach suchen zu müssen. Und die umgekehrte Suche in der langen Aufgabenliste, ist noch aufwändiger. 

Deshalb kann meineZIELE Sie unterstützen:
Sie können bis zu zehn Nummernkreise überwachen und sich die gerade freien Fächer z.B. Ihres Pultordners anzeigen lassen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

a. Sie legen in den Optionen (siehe Abbildung rechts) die Nummernkreise fest.
Z.B. A1 bis A31 wie in der Abbildung (7) für einen Pultordner mit 31 Fächern. Negative Zahlen sind nicht möglich (Buchstaben sind möglich (8)). Die Obergrenze der Nummern liegt bei 999.
Natürlich kann man sich die Doku-Spalte auch etwas breiter einstellen und dann z.B. Namenskürzel aus mehreren Buchstaben verwenden.


b. Sie klicken nicht mir der rechten, sondern mit der linken Maustaste in die Doku-Spalte (5). Dann öffnet sich zusätzlich die Liste der freien Plätze. Die Liste wird immer direkt links neben der Doku-Spalte eingeblendet.

c. Die Liste der freien Plätze steht automatisch immer auf dem ersten Nummernkreis ... Wenn Sie einen anderen Nummernkreis sehen möchten, klicken Sie nach rechts oder links (4).

d. Die aufgezählten Plätze sind nicht durch Einträge in der geöffneten meineZIELE-Datei benutzt und daher frei (sofern Sie der Empfehlung folgen und zusammenhängende Arbeitsgebiete, in der Regel Ihren gesamten Bestand an Aufgaben und Zielen, in einer einzigen Datei zusammenfassen) Kleinbuchstaben werden wie Großbuchstaben behandelt. In der Abbildung ist zu sehen (1,2,3), wie C4, C13 und C24 in der Doku-Spalte bereits belegt sind und daher links nicht mehr vorkommen.

e. Durch einen Doppelklick in die Liste wird der gewünschte Platz übernommen.

Wenn Sie im Team Aufgaben mit meineZIELE austauschen, dann werden auch derartige Einträge mitgenommen. Es kann sehr sinnvoll sein, wenn z.B. Herr Müller sieht, dass Unterlagen zu seiner Aufgabe im Fach 15 im Pultordner von Frau Maier liegen etc. Deshalb sollten die Teammitglieder möglichst verschiedene Buchstaben oder Kürzel verwenden.

Noch ein Tipp: Ein Inhaltsverzeichnis können Sie sich ansehen, durchsuchen und ausdrucken über das Menü "Listen". Wenn Sie sich ein Inhaltsverzeichnis für andere Personen wünschen, verwenden Sie die "Liste öffentliche Vorgänge". Einstellungen und Infos dazu finden Sie in den Optionen/Export.

1-Griff- Ablage elektronisch

Jedem Eintrag Ihre Ziele- und Aufgabenliste können Sie Dateien zuordnen. Wenn die Aufgabe angepackt wird, holen Sie das Dokument wieder auf den Bildschirm. Die Bearbeitung der 1-Griff-Ablage erfolgt mit (1) im Bearbeitungsmenü. Dadurch wird die Liste der zugehörigen Dokumente sichtbar. Bilddokumente werden durch Anklicken als Vorschaubild gezeigt:

Was kann die 1-Griff-Ablage enthalten?

Eine Aufgabe kann nicht nur mit einer Datei verknüpft sein, sondern bei Bedarf mit einer Vielzahl anderer Objekte wie z.B. Outlook-Mails, Webseiten oder ELO-Dokumente. Auch die Verknüpfung mit Kontakt-Adressen oder mit Aufgaben und Terminen in Outlook oder Lotus Notes ist möglich. Hinzu kommen Spezialfälle wie Bilder (für Bildvorträge) oder Checklisten, die selbst wiederum in Format von meineZIELE erstellt sind.

Wie stellt man eine Verbindung in die 1-Griff-Ablage?

1. Dateien, Windows-Verzeichnisse, Checklisten (Dateien in meineZIELE-Format), Bilder und Webseiten werden über die entsprechenden Funktionsbuttons ausgewählt und eingefügt. Oder sie werden aus dem Windows-Explorer mit der Maus direkt auf die gewünschte Aufgabe gezogen.

2. ELO (Elektronischer Leitz Ordner): Wenn ELO installiert ist, können Sie von einer Aufgabe aus meineZIELE direkt auf ein Dokument in ELO verweisen. Details weiter unten.

3. Sie können zu einer Zeile in Ihrer Aufgabenliste einen Dateianhang direkt erstellen. Dazu klicken Sie auf das kleine Dreieck neben dem Word-Button.

Im Beispiel rechts ist gezeigt, wie man einen Eintrag mit einem neuen, noch leeren Word-Dokument verknüpft. Dabei öffnet sich automatisch Word, Sie bearbeiten den Text und speichern ihn ab, ohne den Namen zu verändern. Dadurch bleibt das Dokument an die Aufgabe geknüpft. Nachdem Word geschlossen ist, können Sie in der 1-Griff-Ablage den Namen auch ändern.

Genauso funktioniert es mit rtf- (Wordpad), Excel- und txt-Dateien (Editor). Auf diese Weise können Sie blitzschnell einen Eintrag um einen Kommentar ergänzen.

4. Einscannen: Holen Sie mit einem Scanner Ihr Papier-Dokument in den Rechner. Details weiter unten.

5. Mail: Als Nutzer von Outlook oder Lotus Notes können Sie direkt Ihre Mails mit einer Aufgabe verknüpfen. Die Verbindung erfolgt im Fenster der Outlook (bzw Lotus Notes) - Schnittstelle.

6. Ebenfalls über diese Schnittstellen können Sie Einträge in meineZIELE direkt mit Terminen oder Aufgaben in Outlook oder in Lotus Notes verbinden. Bei Lotus Notes ist die Verknüpfung zu allen Arten von Dokumenten möglich.

7. Kontakte. Knüpfen Sie Adressen direkt an Aufgaben (oder erstellen Sie sogar eine Aufgabe direkt aus einem Kontakt ...) siehe weiter unten.

Wie erhält man das Dokument zurück?

Einträge, die eine Dokumentverknüpfung enthalten, sind automatisch durch ein Icon markiert. Durch einen Klick auf dieses Icon öffnet sich das Dokument. Das heißt: Outlook öffnet sich und zeigt Ihre Mail oder Excel öffnet sich und zeigt Ihre Datei und so weiter. (Spezialfall: Checklisten werden hinter den geöffneten Eintrag direkt eingefügt. Drückt man gleichzeitig die Alt-Taste, dann erfolgt ein Sprung in die andere Datei.)

Ist ein Eintrag mit mehreren Dateien verknüpft, dann kann man natürlich auswählen. Man markiert ein Dokument in der Liste. Dadurch werden Buttons zur Bearbeitung angeboten, z.B. der Öffnen-Button (Auge).

Sie wissen nicht mehr, wo ein bestimmtes Dokument abgelegt ist? Die Suchfunktion sucht immer auch in den Pfaden/Dateinamen der 1-Griff-Ablage. Zusätzlich kann im Suchfenster auch ein Haken gesetzt werden, der die Suche innerhalb der verknüpften Dateien hinzufügt. Manchmal reicht es auch aus, einfach nur die Dokumente auch untergeordneter Aufgaben zu sehen. Dazu klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die 1-Griff-Ablage (z.B. auf "verknüpfte Dateien"). Es erscheint ein Kontextmenü. Damit fügen Sie diese Dateien hinzu.

Jetzt einige Details:

• Nach Öffnen einer Zeile wird durch Anklicken des Ordnersymbols die Dateiliste des gewählten Eintrags geöffnet.
• Die Dateiverbindungen werden automatisch nach Ihrer Art sortiert und, wie abgebildet, baumartig gezeigt.
• Hinzufügen erfolgt durch Anklicken des jeweiligen Icons unten.
  

(2) - Hinzufügen bestehender Dateien
(3) - Neue Dateien, z.B. nach Vorlagen, erstellen
(4) - Dokument einscannen
(5) - Windows-Verzeichnis hinzufügen
(6) - Webseite hinzufügen

(7) - Bild aus der Zwischenablage als Datei einfügen
(8) - Checkliste, Projektdatei etc anlegen
(9) - Dokument aus ELO (Elektronischer Leitz Ordner) verknüpfen (nur wenn ELO verfügbar)
(10) - Bild für Bildervortrags-Funktionen einfügen
(11) - Sprungziel für Navigation in der Ziele-Liste hinzufügen

(12) - verknüpfte Datei öffnen
(13) - Dokument als Email versenden
(14) - Verknüpfung bzw Verknüpfung+Datei löschen
(15) - verknüpfte Datei umbenennen
(16) - Dokument in der Achivierungssoftware ELO ablegen

Das Anzeigen eines Dokuments erfolgt durch Doppelklick. Die direkte Bildvorschau (1) wie abgebildet, ist auf wenige Bildformate wie jpg und gif beschränkt.

Die in der 1-Griff-Ablage angelegten Dateiverbindungen werden auch von Checklistendateien mitgeführt, in die Erfolgssammlung mitgeschrieben und bei entsprechender Einstellung im Team weitergereicht.

Die Möglichkeit, eine Vielzahl von Dokumenten zu verknüpfen, erleichtert z.B. die Nutzung für bebilderte Vorträge oder eine Projektdokumentation.

Für Fortgeschrittene: Beim Transport von Daten, z.B. zwischen Privat- und Büro-PC, können sich Dateipfade ändern. Im Menü Optionen finden Sie die Funktion "Link Dateipfad überschreiben", mit der Sie anteilige Pfade oder Laufwerksbuchstaben in der 1-Griff-Ablage austauschen können.

Nutzung eines Scanners / Dokumentenkamera

Es gibt zwei Arten der Ablage von gescannten Dokumenten in Verbindung mit Zielen und Aufgaben:

1. Langfristige Ablage erfolgt in Verbindung mit einem Aktenplan und Suchfunktionen. Dafür verwenden Sie z.B. das Produkt ELO von ELO-Digital. Wenn Sie Dokumente ohnehin grundsätzlich in ELO ablegen, dann ist es nicht sinnvoll, ein Dokument in meineZIELE nochmals einzuscannen. Verknüpfen Sie einfach ELO-Dokumente mit Einträgen in meineZIELE. Praktisch ist es aber eine direkte Verbindung, da ein Klick ELO öffnet und Ihnen das Dokument zeigt.

2. Dokumente, die nur kurzfristig, bis zur Erledigung einer Aufgabe, aufbewahrt werden (oder möglicherweise erst dann Eingang in die Langfristablage finden sollen). Diese Dokumente werden direkt mit der Aufgabe verbunden. Der schnellste Weg vom Papier zur Aufgabe führt über eine Dokumentenkamera (oder etwas langsamer über einen Scanner). Sie öffnen die "1-Griff-Ablage" Ihres Aufgaben-Eintrags und klicken auf das Scanner-Symbol. Dann legen Sie Ihr Dokument unter die Kamera, lösen aus und wählen einen Ablageort. Fertig. Das Dokument ist fest mit Ihrer Aufgabe verbunden. Ein erneuter Klick zeigt es Ihnen an.

Es gibt die Möglichkeit, über "Optionen" den Ablagepfad automatisch vorgeben zu lassen oder gar völlig vollautomatisch die Benennung des Dokuments vorzugeben. In den Optionen können ganze Scan-Profile fertig vorgegeben werden. Deren Auswahl erfolgt durch Start des Scanners mit der rechten Maustaste. Darin können insbesondere auch verschiedene Ablagepfade vorgesehen werden.

meineZIELE unterstützt alle Scanner mit TWAIN-Schnittstelle. Das sind praktisch alle handelsüblichen Scanner. Aus mehreren angeschlossenen Scannern kann in den Scan-Optionen eine Auswahl getroffen werden. Beim ersten Mal ist das ohnehin empfehlenswert, da gelegentlich fehlerhafte Standardeinstellungen vorliegen, z.B. durch nicht mehr angeschlossene Scanner etc.

Verknüpfung zu Webseiten

Mit dem Button (1)  können Sie eine Verbindung zwischen dem Eintrag und einer Webseite herstellen. Es  öffnet ein Fenster, in das Sie eine Web-Adresse (URL) hineinkopieren (oder eintippen) können (2).

Oft ist es sinnvoll, eine Seite zu kommentieren. Das gilt insbesondere, wenn man viele Links auf die gleiche Domain hat, z.B. als Student 50 verschiedene Webseiten seiner Universität verknüpft.

 Wenn Sie das Icon später erneut anklicken, öffnet sich der Internet Explorer und zeigt Ihnen die gewünschte Webseite.

Verknüpfung zu Dateien und Ordnern auf Ihrem Rechner

Mit dem Button (1) öffnen Sie einen Datei-Dialog, mit dem Sie eine beliebige Datei auf Ihrem Rechner oder in Ihrem Netzwerk suchen und mit Ihrem Eintrag verknüpfen können. Die Datei erscheint unter "Dateien:" (3) Wenn Sie das daraus entstehende Icon in der Zieleliste später anklicken, wird die Datei, je nach den Einstellungen Ihres Rechners geöffnet und angezeigt.

Eine Verbindung zu einem Ordner stellen Sie her, indem Sie den Button (2) verwenden. Der Ordner steht in der Rubrik "Verzeichnisse" (4). Beim späteren Anklicken öffnet sich dann nicht eine Datei, sondern der Windows-Explorer.

Manche Ziele erfordern ein ausführliches Abwägen von Für und Wider, von verschiedenen Alternativen, von Resourcen und Mitarbeitern. Noch einiges mehr, insbesondere auch das psychologische Commitment, sprechen für eine aufsatzartige Planung zumindest der größeren und der unangenehmeren Aufgaben und Ziele. Verwenden Sie in die Verknüpfung mit einfachen Textdokumenten. Der Order "Ziele_Im_Detail" wurde für diesen Zweck automatisch angelegt.

Verknüpfung über Vorlage-Dateien

Es gibt die Möglichkeit, neue Dateien zu erstellen und diese gleichzeitig automatisch in die 1-Griff-Ablage einzubinden. Das kann auf der Basis einer Vorlage-Datei geschehen. Sie können also beispielsweise ein leeres Briefformular in Word-Format hinterlegen. Durch Aufruf der Vorlagefunktion wird automatisch eine Kopie dieser Vorlage erstellt, automatisch mit Namen versehen, an die aktuelle Aufgabe geknüpft und auch gleich zur Bearbeitung geöffnet.

Sie können 5 Vorlagen bilden, die alle in dem Verzeichnis "Zusatzdokumente" stehen müssen. (üblicherweise in EigeneDateien/meineZIELE/Zusatzdokumente, aber durch Option frei einstellbar). Die Dateinamen müssen sein: Vorlage1, Vorlage2 bis Vorlage5. Die jeweilige Extension ist durch den Dateityp bestimmt, also z.B. Vorlage1.doc für eine Word-Datei. Je nach Dateityp können diese Vorlagen auch völlig leer sein. Das Öffnen und Bearbeiten des jeweiligen Dateityps erfolgt durch das Programm, das in Windows dafür eingetragen ist.

Beispiel: meineZIELE sieht von sich aus das Anlagen von Excel- (xls und xlsx), Word- , Wordpad- und reinen Textdateien vor. Wenn Sie nun z.B. per Mausklick eine leere Open-Office-Datei anlegen und öffnen wollen, dann hinterlegen Sie z.B. eine leere Vorlagendatei Vorlage3.odt im Verzeichnis "Zusatzdokumente". Das bemerkt meineZIELE automatisch und zeigt ab sofort den Menüpunkt "Dokument nach Vorlage3.odt als Anhang anlegen".

Verknüpfung mit Outlook-Mails

Es ist möglich, Outlook-Mails direkt an eine Aufgabe zu knüpfen. Siehe dazu die Informationen zur Outlook-Schnittstelle.

Wenn Sie den Mail-Eintrag später öffnen (Auge-Symbol), wird Outlook gestartet und das Mail angezeigt.

Vereinfachung: Outlook Mails direkt einfügen

Wenn Sie Outlook geöffnet und gerade eine Mail ausgewählt haben, dann können Sie einfach zu meineZIELE wechseln und mit einem einzigen Klick auf das Icon für "Mail direkt zuordnen" die gewählte Mail mit der geöffneten Aufgabe verbinden.

Verknüpfung mit Kontakten

Die Kontaktliste wird mit dem Icon  (1) geöffnet. Bereits in der Kontaktliste ist eine direkte Pflege von Kontakten sowie die Übernahme in die 1-Griff-Ablage (4) und die Anlage als Aufgabe (5) möglich:

Wenn mehr als Name, Firma und Telefonnummer benötigt wird, dann kann ein ausgewählter Kontakt mit dem Formularsymbol (3) oder Doppelklick auf das Feld links der Zeile (2) geöffnet und im Detail gepflegt werden. Mit (6) startet man den Besprechungsmodus. Damit werden nur Einträge in der Zieleliste gezeigt, die mit dem gewählten Kontakt verknüpft sind.

Es ist sehr sinnvoll, die Kontaktliste regelmäßig zu erweitern, und nur bei Einmalkontakten die Zusatzspalte „Kontaktinfo“ zu verwenden.

Wenn eine Aufgabe gelöscht wird

Dokumente, die mit Aufgaben verbunden sind, werden nach Erledigung der Aufgabe meist nicht mehr gebraucht. Im Regelfall wird man mutig löschen. Aber natürlich gibt es Fälle, in denen Dokumente weiter aufbewahrt werden sollen, oftmals jedes Einzelne, weil z.B. ein Projekt komplett dokumentiert werden muss.

In den Optionen kann eingestellt werden, dass Scan-Dokumente zu gelöschten Aufgaben um eine Ebene tiefer in ein "Erledigte"-Verzeichnis verschoben werden, das man per Gelegenheit manuell wieder bereinigt und aufräumt. Das ist in aller Regel die sinnvollste Vorgehensweise. Dateien außerhalb der meineZIELE-Pfade werden natürlich nicht gelöscht. Weitere Ausnahmen kann man einstellen, indem man die Zeichenfolge "knowhow" im Ablagepfad (Scanoptionen) unterbringt. Beispielsweise würde aus dem Pfad Z:\Teamarbeit\Dokumente\Knowhowbereich\ScanDokumente nichts entfernt.

ELO-Benutzern ist auch möglich (Optionen), gescannte Dokumente aus der 1-Griff-Ablage beim Löschen der Aufgabe automatisch an die ELO-Postbox weiterzugeben! mehr dazu ...

weiter mit Prioritäten