Diese Seite zeigt, wie Sie Checklisten, Projektdateien und Info-Dateien einsetzen:
Methode: Checklistenorganisation
Sich wiederholende Aufgaben ohne Zeitverlust zuverlässig abzuwickeln, ist wesentliche Grundlage einer effizienten und effektvollen Arbeitsweise.
Deshalb entwickelt und pflegt man Checklisten für alle komplexen, wiederkehrenden Aufgaben. Ein einfaches Beispiel ist der Gebrauch eines technischen Geräts, Wartungsarbeiten, Abschlussarbeiten, Urlaubsvorbereitung etc.
Außerhalb des PCs haben sich Checklistenordner bewährt, in denen man solche Checklisten einfach alphabetisch sortiert sammelt. Im PC legt man sich entsprechende Verzeichnisse an. Mit meineZIELE kann man Checklisten erstellen und in seine Pläne integrieren.
meineZIELE einsetzen zur Checklistenfunktion
Mit dem Checklisten-Button (1) können Sie andere meineZIELE-Dateien an einen Eintrag knüpfen oder einfach aktuell aus der anderen Datei laden. Die Verknüpfung erfolgt wie bei anderen Dateien über einen normalen Datei-Öffnen-Dialog.
So können Sie z.B. eine Checkliste erstellen, etwa für einen Jahreswechsel, für die Urlaubsfahrt etc. Gerade bei Checklisten ist es nützlich, sie in hierarchischer Form zu gestalten (und leicht umordnen zu können). Checklisten werden eingefügt wie alle anderen Dateien der 1-Griff-Ablage. Durch Öffnen einer Zeile und Doppelklick auf den Checklisteneintrag in der 1-Griff-Ablage (2) können Sie nun direkt hinter dem betreffenden Eintrag die Checkliste einfügen.
Auch direktes Anklicken des Bäumchens (3) in der Iconspalte fügt die Einträge der Checkliste inclusive aller dort gesetzten Icons und Ablagevermerke ein.
Relative Checkliste
Es gibt Situationen, in denen man eine Checkliste in einer bestimmten Datumsabfolge abarbeiten möchten. Typisches Beispiel wäre der sich über mehrere Tage oder Wochen hinziehende Saisonstart eines Gastronomiebetriebs.
Dazu legen Sie die Checkliste mit Terminen an. Die erste Zeile der Checkliste muss den Referenztermin enthalten. Will man dann beispielsweise, dass Zeile 5 immer drei Tage nach dem Start der Checkliste ausgeführt wird, dann setzt man in diese Zeile einen Termin drei Tage nach dem Referenztermin.
Das Startdatum der Checkliste wird dann festgelegt in dem Eintrag, an den die Checkliste angehängt wird. Dieser Eintrag muss einen aktiven Termin tragen. Dann wird beim Einfügen der Checkliste automatisch jedes Datum der Checkliste angepasst. Was in der Original-Checkliste drei Tage nach dem Referenztermin liegt, liegt beim Einfügen drei Tage nach dem Startdatum etc.
Beispiel
Sie finden das Beispiel für die Checkliste in beispiel4.xml Die Checkliste selbst steht in beispiel5.xml
Projektdateien
Bei der Zusammenarbeit im Team ist es nicht immer sinnvoll, Aufgaben hin und her zu bewegen. Vielmehr möchte man direkt in einem Projekt ein paar Änderungen vornehmen und diese Informationen anschließend wieder Anderen zur Verfügung stellen. Häufig wäre es gut, eine solche Projektdatei in die eigene Zieleliste einfach ein- und später wieder ausgliedern zu können.
Man kann deshalb eine meineZIELE-Datei im Menü "Import/Export" als Projektdatei einchecken. Die Datei wird dadurch für andere Teammitglieder zur Bearbeitung gesperrt, kann aber noch gelesen werden. Beim Einchecken wird immer zuerst eine Farbe abgefragt, die dann für die Kennzeichnung der eingefügten Einträge verwendet wird. Zum aus-checken öffnet man die erste Zeile des markierten Bereichs und öffnet wieder das Menü Import/Export. Änderungen und Ergänzungen werden für Andere erst sichtbar, wenn die Datei wieder ausgecheckt ist. Dabei werden alle Einträge auf die Originaldatei zurückgespeichert und aus der eigenen Datei entfernt. Die Originaldatei wird dadurch auch zur Änderung wieder freigegeben.
Wenn eine Datei öfter eingecheckt werden soll, dann kann man diese Datei auch als Link in die 1-Griff-Ablage einbinden und von dort aus öffnen.
Die farbige Kennzeichnung erlaubt es auch, eine Vielzahl gleicher Projekte nach einer Vorlage zu bilden, z.B. für gleichartige Kundenprojekte.
Info-Dateien
Manchmal möchte man auch einfach nur über ein Projekt regelmäßig informiert sein und selbst gar keine Einträge ändern. Das Einchecken einer Info-Datei erfolgt analog zu den Projektdateien. Es erfolgt keine Sperrung der Originaldatei. Außerdem gibt es die zusätzliche Funktion zur Aktualisierung, mit der die Einträge entfernt und neu eingelesen werden.
Für Fortgeschrittene: Templates
Möglicherweise wiederholen sich bei Ihnen checklistenartige kleine Projekte mit immer dem selben Aufbau. Das könnte z.B. eine kleine Aufgabensammlung in einer meineZIELE-Datei sein, zu der aber auch noch ein paar Formulare gehören, die jedesmal ausgefüllt werden sollen. Das kann man nun in Form eines Templates lösen. Das ist eine Art Gesamtlösung aus einer meineZIELE Checkliste und zusätzlichen Dateien. Diese Gesamtlösung kann man in einem Windows-Ordner anlegen und dann immer wieder verwenden. Sogar in einer aus- und eincheckbaren Form wie die soeben beschriebenen Projektdateien.
Ein Beispiel wäre ein "Kundenprojekt". Bei jedem neuen Kunden möchte man den selben Vorgang abarbeiten, z.B. also auch vielleicht eine Bestell-Liste ausfüllen, die garnicht Bestandteil einer meineZIELE-Datei ist, aber eben zur "Vorlage" gehört. Dieses Template wird man also immer wieder mit neuen Kundennamen neu anlegen wollen und möglicherweise auch in die Hauptdatei einchecken. Ist diese Checkliste dann abgearbeitet, wird man sie irgendwann auch wieder aus-checken wollen.
Damit das mit allen Dateipfaden richtig funktioniert, hilft Ihnen meineZIELE, aus dem Template ein echtes Projekt zu machen. Voraussetzung, gerade wegen der Dateipfade, ist folgende Einstellung in den Optionen/Pfade/USB-Stick:
Sie legen nun unter den Eigenen Dateien ein Verzeichnis template1 (oder 2 oder 3) an. Dort erstellen Sie die Vorlage unter dem Namen template1 (bzw 2 oder 3). Alle zum Template gehörenden Dateien wie Formulare etc stellen Sie in dieses Verzeichnis oder dahinter liegende Verzeichnisse. Diese Dateien können Sie nun in der Vorlagedatei in die 1-Griff-Ablage einbinden.
Beim nächsten Start bemerkt meineZIELE, dass ein solches Template vorliegt und bietet dann im Menü Import/Export einen Menüpunkt an, mit dem man aus dem Template beliebig oft ein echtes Projekt machen kann. Dabei wird jeweils ein Projektname abgefragt. Das könnte z.B. sein "Kunde Maier" oder "Auftrag 534". meineZIELE legt nun eine Kopie des Template-Ordners an und ändert in der Kopie der Vorlagedatei alle Pfade der 1-Griff-Ablage ab. Alle Einträge verweisen nun auf Dateien und Formulare im kopierten Ordner.
Der abgefragte Projektname wird automatisch in die erste Zeile des neu angelegten Projekts eingesetzt, wenn Sie im Template in der ersten Zeile an Stelle eines Textes zwei Fragezeichen ?? eingeben.
Nun können Sie die jeweiligen Projekte in Ihre große Zieleliste ein- und aus-checken. So ist z.B. auch die Bearbeitung im Team eine einfache Sache. Beim Einchecken einer Projektdatei wird immer zuerst eine Farbe abgefragt. Nutzen Sie unterschiedlichen Farben, um verschiedene Projekte leichter auseinander halten zu können!
