Lesen Sie hier über verschiedene Möglichkeiten, Prioritäten zu setzen

Prioritäten

Eine der wertvollsten und wirksamsten Erfolgsmethoden überhaupt ist gleichzeitig eine der einfachsten: Die Top-3-Methode: Schreiben Sie jeden Morgen die drei wichtigsten Ziele dieses Tages auf ein Blatt Papier, packen Sie an und lassen Sie dann nicht mehr davon ab, bis alle drei erreicht sind. Es geht um das Ritual: Nicht zwei und nicht vier, sondern eben immer drei. Tag für Tag. Es geht darum, nicht zu vieles für das Wichtigste zu halten. Und es geht darum, neben der einen wichtigsten Aufgabe die nächstwichtigen Dinge nicht untergehen zu lassen. Wie gesagt: Äußerst simpel und doch sehr viel wirksamer als man auf den ersten Blick glaubt.

Einem Ziel "Priorität einräumen" heißt, früher und mehr Zeit und Energie dafür aufwenden als für andere Ziele. Auf den ersten Blick ist das nur die Reihenfolge. Aber bei genauem Hinsehen geben Prioritäten die Richtung an. Sie entscheiden alles.

Seit Jahrhunderten versieht man Aufgaben mit einem, zwei oder drei Strichen zur Kennzeichnung ihrer Priorität. Auf dem Papier ist das logisch und funktioniert. Aber für einen Ziele-Überblick? Gäbe es da nicht etwas Sinnvolleres? Hinter den drei wichtigsten Aufgaben gaukelt uns die Reduzierung auf nur drei Prioritäten klare Trennlinien vor, die es gar nicht gibt. Prioritäten, insbesondere wenn sehr viele Aufgaben anstehen, liegen nahe beieinander und verändern sich.

Wenn wir allerdings einen Computer haben, der für uns auch andere Darstellungsformen realisieren kann, dann geht es auch anders. Schlachten wir also eine der vielen heiligen Kühe auf diesem Gebiet: Schaffen wir doch einfach diese dreistufigen Prioritäten ab!

"Fuzzy Prioritäten" mit meineZIELE

An ihre Stelle tritt die Reihenfolge und eine farbliche Abstufung. Kräftigere Farben entsprechen Wichtigerem, blassere Farben weniger Wichtigem.

meineZIELE benutzt diese Form der Darstellung. Wenn man sie eine Weile verwendet, gewöhnt man sich an den Gedanken, dass Prioritäten fließende Übergänge sind. Die Reihenfolge, im Computer leicht änderbar, lässt sich klar und deutlich vorgeben. Die Farbintensität zeigt den fließenden Übergang der Prioritäten. Auch bei "Fuzzy Prioritäten" gilt: Betrügen Sie sich nicht selbst! Geben Sie niemals wichtigen, aber gleichzeitig unangenehmen Aufgaben eine zu niedrige Priorität. Sie können Einträge ganz einfach mit der Maus nach oben oder unten verschieben.

Es empfiehlt sich, gerade bei größeren Zahlen von Aufgaben, immer wieder gezielt und trotzdem spielerisch nach einer bestmöglichen Reihenfolge zu suchen. Es ist erstaunlich, wie sehr und wie oft sich Prioritäten auch in kurzer Zeit ändern können, wenn man das gedanklich zulässt. Prioritäten zu setzen und zu ändern, ist ein elementar wichtiger Denkprozess.

Wir erhalten durch diesen freien Verlauf der Prioritäten, analog zum der Begriff "fuzzy logic" so etwas wie "fuzzy priority".

"Pareto-Prioritäten" mit meineZIELE

Eine weitere Möglichkeit ist nach dem italienischen Volkswirtschaftler Vittorio Pareto benannt: Wir erzeilen 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Aufwands. Oder ganz ähnlich: Wir unterscheiden etwa 10 % A-Aufgaben, etwa 20 % B-Aufgaben und 70 % C-Aufgaben. Alternativ zu Fuzzy-Prioritäten lassen sich auch diese beiden Sichtweisen als Färbungen repräsentieren. Die Auswahl erfolgt in den Optionen/Einstellungen/Farben.

Die Top 3 Ziele eines Tages oder einer Woche können Sie übrigens auch mit dem Icon markieren. Dadurch wird der Eintrag gleich noch dunkel hervorgehoben.

"Gewöhnliche Prioritäten" mit meineZIELE

Selbstverständlich können Sie meineZIELE auch verwenden, wenn Sie der vorgeschlagenen Logik nicht folgen möchten.

Es gibt auch Situationen, in denen eine vorgegebene Reihenfolge besteht, die man nicht ändern möchte. Das gilt zum Beispiel im Tagesordnung-Maßnahmenplan-Zyklus. Dort werden von Sitzung zu Sitzung neue Tagesordnungspunkte am Anfang oder Ende der Liste eingefügt. Die Reihenfolge ist von der Wichtigkeit unabhängig.

Wenn also nicht nach Prioritäten geordnet werden kann oder soll, dann verwenden Sie einfach die Funktion "Strichliste", um auf herkömmliche Weise Prioritäten darzustellen. Die Spalte mit der Strichliste ist oben durch drei oder fünf Striche gekennzeichnet, wie abgebildet. Die Einstellung kann durch einen Klick auf diese Striche geändert. In der Prioritäteneinstellung sind nur drei Striche möglich, sonst wird unbegrenzt (max. 9999) hochgezählt.

Eilig oder wichtig?

Dem amerikanischen Präsidenten Eisenhower wird ein Verfahren zugeschrieben, nach dem man eine grundsätzliche Gliederung seiner Aufgaben nach eilig/nicht eilig und wichtig/unwichtig vornimmt. (siehe Eisenhower-Prinzip).

meineZIELE kennt aus technischer Sicht nur eine Reihenfolge. Ob diese Reihenfolge die Dringlichkeit oder die Wichtigkeit symbolisiert oder vielleicht keines von beidem, ist allein Ihre Sache.

Es ist sinnvoll, immer die wichtigsten Ziele voranzustellen. Meine Empfehlung ist daher, Ihre Ziele innerhalb des jeweiligen Zielfeldes/Projektes/Lebensrolle nach Wichtigkeit zu sortieren. Darüber hinaus können Sie für die Eigenschaft "eilig" Icons zur Kennzeichnung einsetzen.

Den Entscheidungsvorgang selbst, also Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip zu aktivieren, zu terminieren, zu delegieren oder wegzuwerfen, können Sie direkt nachbilden in der 4-Sektoren-Ansicht. Das macht jede Kennzeichnung für "eilig" oder "nicht eilig" überflüssig.

Hier zieht man Aufgaben einfach mit der Maus auf die Person, an die man delegiert, auf den Kalendertag, auf den man terminiert oder direkt auf die Uhrzeit, zu dem man damit beginnt. Mehr dazu im Methodenbuch.
 

Siehe auch: Video "Eisenhower für Teams"
 

Eisenhower empfahl:

Alles, was weder wichtig noch eilig ist, gehört in den Papierkorb.

Achtung:

Bitte lesen Sie in den schriftlichen Unterlagen auch die Hinweise zu Quick Wins!