Das Beispiel

Paul ist genervt. Er will in Ruhe arbeiten und nachdenken. Doch er wird immer wieder unterbrochen. Unnötige Anrufe. Ständig neue Whatsapp-Nachrichten. Immer wieder will jemand etwas wissen. Und wenn er ehrlich ist, dann wird er selbst immer wieder Opfer von Aufschieben, falschen Prioritäten, Tagträumen und Schwatzhaftigkeit. Er lässt sich einfach zu oft ablenken.

Dieses Problem hat doch eigentlich jeder. Kann man da mit Arbeitsmethodik überhaupt etwas tun? Paul will mit meineZIELE ein wirksames Entstör-Programm für seinen Arbeitsplatz durchzuführen.

 

In den Zeitmanagement-Infos von methode.de hat sich Paul schon einige Informationen und Ideen geholt. Da lässt sich wirklich etwas machen. Paul ist klar geworden: Der entscheidende Schritt ist eine gründliche Bestandsaufnahme. Gerade beim Thema "Störungen am Arbeitsplatz" ist das allein oft schon die halbe Lösung. Paul will

• erst mal alle Arten von Störungen aufschreiben, wie sie kommen
• eine Strichliste führen, wenn sich etwas wiederholt
• bei langen Unterbrechungen auch mal Zeiten messen
• die größten Störfaktoren der Reihe nach abstellen
• (und alles, was einfach geht, natürlich sofort)

Sehen wir uns an, wie er vorgeht:

Paul benutzt die Datei-Vorlage

Das Beispiel wird vom Programm aus geöffnet:
Menü Knowhow > Beispiele > Ziele > Störungen.

Was gibt es zu lernen?

Klar, dass auch hier eine Gliederung erstellt wird, wie in anderen Beispielen. Besonders interessant ist hier,

• wie man eine Strichliste erstellt
• wie die Zeiterfassung funktioniert
• wie man den "Schnell-Querschnitt" benutzt

 

Strichliste

Paul benutzt die "Ziele"-Ansicht. Dort gibt es alle Funktionen, die er zum Zählen, Messen und Anpacken braucht. (So etwas wie eine spezielle "Störungsbekämpfung"-Ansicht gibt es natürlich nicht.)

Paul erfasst also zwei Wochen lang nach und nach alle Arten von Störungen, die seine Arbeit in irgendeiner Weise beeinträchtigen. Er gliedert sie in Gruppen (z.B. Anrufe, äußerliche Einflüsse, selbst verursacht, etc). Die Spalte für die Zählstriche ist in der Beispiel-Vorlage schon angelegt. Sonst würde er in den Bereich oberhalb der Gliederung klicken, um den Spaltenaufbau anzupassen.

(Übrigens: Die Strichliste könnte man auch zur Kennzeichnung von Prioritäten verwenden und man kann automatisch Summen bilden lassen.)

Paul zählt nun die Störungen, indem er z.B. bei jedem Anruf, in das Striche-Feld hinter der jeweiligen Zeile klickt.
Rechtsklick ergänzt einen Strich, Linksklick entfernt einen.

Zeiterfassung

Paul will es bei den Anrufen ganz genau wissen, denn manche dauern einfach viel zu lang. Er will die Zeiterfassung-Funktion dafür nutzen.

Zum Start der Zeitmessung für eine Zeile zieht man das Zeiterfassungs-Icon aus dem Icon-Vorrat auf einen der Icon-Platzhalter hinter der entprechenden Zeile. Alternativ können Sie Zeitmessung auch über das Menü der rechten Maustaste starten. Ein erneuter Klick auf das Icon stoppt die Zeitmessung.

 

Die gemessene Zeit wird in den Spalten "Dauer Minuten" bzw. "Dauer Stunden" angezeigt. Im Beispiel sind die Spalten schon da. Sonst würde Paul einfach wieder den Spaltenaufbau anpassen.

In der Spalte "Zielerfüllung" kann die gemessene Dauer grafisch dargestellt werden.

Weitere Informationen zur Zeiterfassung finden Sie in der Nutzungsanleitung.

Um Störungen beseitigen zu können, muss man sie zunächst einmal kennen und ggf. genauer betrachten.
Dann finden sich auch fast immer Lösungen, wie sie auch beseitigt werden können.

Der Querschnitt

Zwei Wochen später hat Paul eine lange Liste zusammengetragen und viele Striche gesetzt. Jetzt will er wissen, welche Störung denn nun die meisten Striche hat. Am liebsten hätte er einfach eine Sortierung nach Anzahl.

In einer verästelten Gliederung können einzelne Einträge mit Zählstrichen auf ganz verschiedenen Ebenen stehen. Um so etwas trotzdem sortieren zu können, braucht man die Querschnitt-Funktion. Querschnitte könnte man beliebig kompliziert mit eigenen Filtern zusammenbauen. Aber die allermeisten Fälle sind so einfach wie dieser: Ein Klick auf das Querschnitt-Symbol genügt:

 

In der Titelzeile ist, nachdem Paul einige Zeilen mit Strichen gefüllt hatte, ein kleines Icon mit einem Q erschienen. Wenn man darauf klickt, ordnet und sortiert meineZIELE die Gliederung zu einer Liste um. (Mit der Escape-Taste kommt man wieder zurück)

 

Die Liste zeigt jetzt nur noch die Haupt-Gliederungsebene und dazu alle Zeilen, die auch tatsächlich Striche haben. Diese sind innerhalb der Hauptgruppen sortiert .

Paul stellt auch fest: Man kann ganz leicht feststellen, wo eine Zeile in der Original-Gliederung stand: Einfach den Mauszeiger über das neu aufgetauchte Wegweiser-Symbol bewegen.

Paul entdeckt noch etwas: Eigentlich wäre es in diesem Fall besser, wenn die Sortierung über die gesamte Datei ginge. Die Gruppen braucht er garnicht. Das geht ganz einfach: Er drückt Escape und hat wieder seine Gliederung zurück. Jetzt klickt er erneut auf das Querschnitt-Icon, diesmal aber mit gedrückter Shift-Taste. Und siehe da: Er hat seine Gesamtliste, wie gewünscht:

 

Anpacken

Und jetzt geht es los: Paul geht die Störungen der Reihe nach an. Zwar findet er nicht überall gleich eine einfache Lösung. Aber auch wenn nur ein Drittel weniger Störungen auftreten, wird es spürbar ruhiger.

Paul erkennt: Man findet fast immer einige "low hanging fruit", leicht erreichbare Früchte, die schnell und mit geringem Aufwand verhältnismaßig großen Ertrag bringen. Das ist auch bei seinem Energie-Spar-Projekt so.