Eine Ziele-Gliederungs erstellen
Diese Seite enthält Informationen zu folgenden Aspekten der Gliederung:
Die Baumstruktur der Ziele und Aufgaben
Gliedern Sie Ihre Ziele und Aufgaben. Beginnen Sie mit
einer Grobgliederung nach Ihren "Wirkungskreisen". Das sind
Ihre Lebensrollen und Projekte. Stellen Sie dann Ihre
wichtigsten Ziele und Aufgaben zusammen. Gliedern Sie immer weiter auf, bis von jedem Eintrag unmittelbar klar ist, wie er anzupacken ist.
Wenn eine Aufgabe zu groß ist, macht man mehrere kleine Aufgaben daraus. Alles was unangenehm oder undurchschaubar ist, klären wir durch Aufteilen und Gliedern. Aufzählen als "ToDo-Liste" reicht nicht aus. Teilziele und Aufgaben haben eine Struktur wie ein Baum.
Verwenden Sie jetzt meineZIELE, um Aufgaben und Ziele zu sammeln und zu gliedern.
Neue Einträge erstellen
Wenn Sie eine neue Datei erstellen, sieht die erste Zeile Ihrer Gliederung so aus. Mit einem Klick in die Zeile können Sie den Text der Zeile verändern.
Anschließend haben Sie verschiedene Möglichkeiten weitere Einträge zu erstellen:
Neuen Eintrag mit der Tastatur erstellen:
-
Wenn gerade kein Eintrag geöffnet ist, dann können
Sie mit der Tastatur eine Zeile hinzufügen:
- Einfüge-Taste
- oder Cntrl-N
- oder der Leer-Taste
- Einfüge-Taste
-
Ein Klick auf eine Zeile öffnet diese zur Bearbeitung und zeigt gleichzeitig ein Bearbeitungsfenster. Am hinteren
Ende der geöffneten Zeile
erscheinen zwei kleine rote Dreiecke. Wenn man diese anklickt, entstehen neue Zeilen.
-
Ein Rechtsklick auf einen Eintrag öffnet ein Kontextmenü, das u.a. auch das Einfügen von Zeilen enthält
-
Wenn ein Eintrag geöffnet ist, können Sie auch mit dem Pfeiltasten der Tastatur
nach oben bzw unten Zeilen einfügen.
Neuen Eintrag mit der Maus erstellen:
Maus auf den Zwischenraum zweier
Zeilen am linken Zeilenanfang setzen. Ein blaues Dreieck wird eingeblendet. Klick öffnet neue Zeile
Zeilen einrücken
-
Neue,
noch leere Zeilen können Sie mit den Pfeiltasten der Tastatur
auf die gewünschte Hierarchie-Ebene bewegen. - Oder: Einfach Zeile mit der Maus anfassen und bewegen.
Was passiert mit den untergeordneten Einträgen beim
Verschieben?
Normalerweise werden untergeordnete Einträge beim Verschieben mitgenommen. Wenn jedoch gleichzeitig die Hochstelltaste (Shift) gedrückt ist, werden die untergeordneten Einträge beim Ein- und Ausrücken nicht verschoben.
Es sind maximal 8 Ebenen verfügbar. Einträge können gleichzeitig
horizontal und vertikal verschoben werden.
Übrigens: Die Spalten sind zu Beginn einer leeren Aufgabensammlung durch Linien markiert. Diese Linien verschwinden, sobald Sie einige Aufgaben erfasst haben.
Zeilen aufspalten
Eine geöffnete Zeile (Schreibmodus, im Screenshot gelb unterlegt) kann in 2 Zeilen aufgespalten werden.
Klicken Sie dazu an die Stelle, an der die Zeile aufgeteilt werden soll. (Hier im Beispiel also vor "verschenken?")
Dann gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Drücken Sie "Ctrl" + "Enter",
dann wird die neu
entstandene Zeile
auf der gleichen Ebene eingefügt.
2.
Bei zusätzlich gedrückter "Shift"- Taste,
also
"Ctrl" + "Shift"
+ "Enter", so wird die
neue Zeile
um eine Ebene eingerückt.
Wie tief wird gegliedert?
Erinnern Sie sich bitte an eines der wichtigsten Erfolgsprinzipien: Ziele werden so weit gegliedert, bis für jede einzelne Aufgabe unmittelbar
klar ist, dass und wie wir sie bewältigen können. Es soll also nirgendwo "Unsicherheit" zurückbleiben und es soll andererseits nirgendwo "unnötig
vorgegriffen" werden. Das ist wichtig!
Das Ergebnis
Ihr Ergebnis sollte vielleicht so aussehen wie hier (rechts):
Auch innerhalb der untergeordneten Ebenen sollten Sie die Aufgaben/Ziele zumindest grob nach ihrer Wichtigkeit ordnen. Auch hier wird die Farbintensität abgestuft.
Beispiel
Ein einfaches Beispiel für eine hierarchische Aufgabenübersicht finden Sie
in der Menüleiste unter
Beispiele - Einsteiger - Beispiel 1.
Untergeordnete Einträge ein-/ ausblenden
-
Untergeordnete Einträge
können Sie ganz einfach mit einem Klick auf das
Dreieck vor einem
Eintrag ein- oder ausblenden.
Die Dreiecke erscheinen nur bei Einträgen, zu denen es untergeordnete Einträge gibt.
Beim Schließen bleiben die tieferen Ebenen so geöffnet oder geschlossen wie sie sind. Ein erneutes Öffnen stellt den alten Zustand wieder her. -
Mit
Rechtsklick auf das Dreieck öffnet sich ein Menü, in dem Sie
auswählen können, wie viele Ebenen geöffnet werden sollen. -
Maus + Alt-Taste öffnet alle Ebenen.
-
Alle
Einträge der gesamten Gliederung können Sie mit den
Dreieck-Buttons
in der Buttonleiste auf einmal öffnen bzw.
schließen.
Zeilen verschieben, Einträge neu ordnen
Einträge können einfach mit der Maus an eine andere Stelle der Gliederung verschoben werden.
Klicken Sie dazu mit der Maus auf einen geschlossenen Eintrag, halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen die Maus.
Während der Verschiebung nimmt der Curser die Form des Textes an, der verschoben wird.
Untergeordnete Einträge werden mit verschoben. Der Ort, an dem eingefügt wird, ist durch ein blaues Dreieck gekennzeichnet.
Geschlossene Einträge der Gliederung können während des Verschiebungsvorgangs durch Bewegung des Cursors über das Dreieck geöffnet werden.
Eintrag oben/ unten über den Rand ziehen
Sie können Einträge auch über die aktuell angezeigte Seite hinaus ziehen. Während des Ziehens erscheinen zwei blaue Streifen oberhalb und unterhalb der Ziele-Liste. Wenn Sie eine Aufgabe auf einen der Streifen ziehen, wird eine Scroll-Funktion in Gang gesetzt. So können Sie jede gewünschte neue Position erreichen.
Auf Datum verschieben
Gelegentlich gibt es Fälle, in denen auch in einer Untergliederung oder einer Auswahl von Zeilen das gleiche Datum eingetragen werden soll. (Im Regelfall ist es besser, nur den jeweils übergeordneten Eintrag zu datieren). Zieht man mehrere ausgewählte Zeilen bei gedrückter Cntrl-Taste auf einen Termin im Monatskalender, dann werden die Datumseinträge geändert. Es werden dabei zwei grundsätzliche Fälle unterschieden: Liegt noch gar kein Datum vor, dann werden alle ausgewählten Zeilen auf das neue Datum gesetzt. Ist aber der erste Eintrag der Auswahl schon datiert, dann geht meineZIELE davon aus, dass ein Projekt verschoben wird. Alle gewählten Einträge werden um die gleiche Anzahl Tage verschoben. Einträge ohne Datum bleiben unverändert.
Balance der Lebensrollen (Zyklischer Zielfeld-Fokus)
Der sinnvolle Ausgleich zwischen Ihren Wirkungskreisen ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Dieser Ausgleich ist aber nicht durch ein Rechenexempel zu erreichen. Er ist vielmehr Gegenstand immer wiederkehrenden Überlegens und Abwägens.
meineZIELE unterstützt Sie auf Wunsch durch einen automatisch wechselnden Fokus: Es gibt dafür eine einstellbare Option in den Grundeinstellungen: Setzen Sie einen Haken bei "zyklischer Zielfeld-Fokus".
Mit dieser Einstellung startet das Programm
reihum jeweils mit dem nächsten Wirkungskreis, anstatt
grundsätzlich ganz oben in der Liste zu beginnen. So wird ihr
Blick regelmäßig auch auf "nebensächliche" Rollen und Projekte
gelenkt.
Ein weiteres Hilfsmittel für die Balance der Lebensrollen sind täglich wechselnde Texte, die man als Notizen auf der Heute-Ansicht anordnet. Details dazu finden Sie in dem pdf-Dokument "Wechselnde Tagesvorsätze".
Zeilenanzahl
Um herauszufinden, wieviele Zeilen in einem Wirkungskreis eingetragen sind, setzen Sie in Optionen > Grundeinstellungen die Option "Zeile x von y" links oben anzeigen.
Die Anzeige gibt an, bei welcher Zeile von insgesamt wievielen man gerade steht. Handelt es sich um einen Wirkungskreis, wird die Anzahl der Zeilen in diesem Wirkungskreis angezeigt.
Einträge streichen oder löschen
Motivationsquelle: Erledigtes streichen
Kein Ratgeber über Arbeitsmethodik versäumt diesen - einen der wichtigsten
- Ratschläge:
Wechseln Sie nicht einfach abgearbeitete Kalenderblätter aus, sondern
streichen Sie jede erledigte Aufgabe sofort und genüsslich aus.
Simpel, aber effektvoll: Erfolgserlebnisse laden unsere Batterien immer von neuem auf.
Der Mensch lernt aus Erfolgserlebnissen.
Die Funktion "Streichen"
(durchgestrichenes T) finden Sie im Bearbeitungsfenster jedes
Eintrages sowie in der Buttonleiste des Programms.
Die Zeile wird durchgestrichen, bleibt aber erhalten. Beim abendlichen Tagesrückblick löschen Sie dann die Einträge und übernehmen nur wirklich Wesentliches in die Erfolgssammlung. Diese Funktion ist auch nützlich in Verbindung mit der Dokumentation laufender Projekte.
Um Ihre Erfolge noch bewusster zu erleben, können Sie außerdem ein Erfolgstagebuch nutzen.
Einträge löschen:
Bei geöffnetem Bearbeitungsfenster können einzelne Zeilen mit dem Löschen-Button
(s.o.),
bei geschlossenen Eintrag mit der Löschtaste entfernt werden.
Bitte beachten: Untergeordnete Einträge werden mit gelöscht.
Einträge auswählen/ markieren
Mit manchen Funktionen wie sortieren, ausschneiden oder fett darstellen kann man mehrere ausgewählte Zeilen gleichzeitig bearbeiten.
Die Markierung der gewünschten Zeilen erfolgt folgendermaßen:
- Einzeleinträge werden durch Anklicken ausgewählt
-
Zum Markieren mehrere Zeilen:
Durch Klicken auf eine Zeile, dabei Festhalten der Shift-Taste und Loslassen auf einer anderen Zeile wird ein Bereich von mehreren Zeilen markiert. -
Alternativ klickt man auf eine Zeile und bei gedrückter
Shift-Taste auf eine andere Zeile. - Beginnend links neben den Einträgen (und eventuell gezeigten Dreiecken) kann man auch einen Auswahlrahmen ziehen.
- Auswahl mit Tastatur erfolgt durch Festhalten der Shift-Taste, während die Zielenauswahl mit den Pfeiltasten bewegt wird.
meineZIELE lässt nur sinnvolle Auswahlen zu. Der Auswahlbereich endet automatisch vor Einträgen mit einer Hierarchiestufe, die höher ist als die Hierarchiestufe am Anfang der Auswahl. Unvollständig markierte Teiläste werden automatisch vervollständigt. Die Auswahl wird durch die Farbe des linken Anfassers und - bei mehrzeiliger Auswahl - durch gelben Hintergrund markiert.
Das Bearbeitungsfenster
Beim Klick in eine Zeile öffnet sich ein Bearbeitungsfenster: Hier können Sie Aufgaben aktivieren, Dokumente anfügen, eine Zeilenfarbe auswählen und vieles mehr:
(1) Eintrag als Top-Aufgabe aktivieren: Dieses Ziel soll heute erreicht werden + erscheint in der Heute-Ansicht (Bereich "Anpacken") unter den Top 3 Heute.
(2) Eintrag aktivieren: Diese Aufgabe ist
wichtig und muss im Auge behalten werden
(siehe
Prioritätenzyklus).
(3) Eintrag löschen
(4)
Eintrag in die Erfolgssammlung verschieben
(5)
Zeile kopieren
(6) Gruppe kopieren (Eintrag
einschließlich der untergeordneten Zeilen)
(7) Kopie in Zwischenablage/
Arbeitsschein
(8) Zeilenfarbe ändern
(9)
Eintrag durchstreichen (Text bleibt bestehen)
(10)
Detailfenster öffnen: hier
können viele zusätzliche Informationen zu einer Aufgabe ergänzt
werden
(11) Case-Nr. für diesen Eintrag
vergeben (Die Nummernvergabe beginnt bei 1. Es wird automatisch
weitergezählt + die nächste freie Nummer vergeben.)
(12) Timer starten: Zeit per Mausklicks
einstellen (ohne Tastatur)
(13)
Kontaktliste: hier können Kontaktadressen, Telefonnummer, etc.
erfasst werden
(14)
Ein-Griff-Ablage mit verschiedenen Funktionsbuttons in der
unteren Zeile des Bearbeitungsfensters
(15)
Outlook-Schnittstelle
(16) Bearbeitungsfenster schließen
Aufgaben aktivieren + Top-Aufgaben
Der rote, nach oben zeigende Pfeil (1) markiert einen Eintrag als Top-Aufgabe. Der Eintrag wird in der Gliederung mit einem Pfeil rechts in der Zeile markiert.
Der grüne Pfeil
(2) aktiviert eine Aufgabe. Der Eintrag erscheint
in der Heute-Ansicht unter "Aktiv".
Näheres erfahren Sie beim
Tagesblatt.
Ausschneiden und Einfügen
Mit den
Buttons für Ausschneiden, Kopieren und Einfügen können Einzelzeilen oder mehrere Zeilen gleichzeitig bearbeitet werden.
Einfügen erfolgt unterhalb vom gerade gewählten Eintrag (geöffnet zur Änderung oder, falls geschlossen, markiert durch Rahmen).
Wenn kein Eintrag geöffnet ist, können die Tastaturkürzel Cntrl + X für Ausschneiden, Cntrl + C für Kopieren und Cntrl + V für Einfügen benutzt werden.
Ausgewählte Zeilen werden farbig markiert. Diese Farbe kann in den Optionen > Gliederung > Farben angepasst werden. Standard ist gelb.
Farben
1. Einzelne Zeilen hervorheben:
Um die Zeilenfarbe zu ändern, klicken Sie auf den Button mit den vier Farben. Diesen finden Sie an zwei Stellen:
Einmal in der Funktionsleiste oben
Und einmal im Bearbeitungsfenster jeder Zeile (öffnet sich, wenn man die jeweilige Zeile anklickt):
2. Zeilenfarbe durch Icons festlegen
Im Iconauswahlfenster können Sie durch Rechtklick auf das gewünschte Icon (unter "Icon Text + Farbe anlegen") eine Farbe festlegen. Alle Zeilen, bei denen dieses Icon verwendet wird, werden in dieser Farbe gefärbt.
Mehr Infos zur Verwendung von Icons
3. Die Farben der gesamten Gliederung anpassen:
Unter "Optionen" - "Gliederung" - "Farben" finden Sie das Optionsfenster "Farbeinstellungen":
Hier können Sie die Farben und die Art der Farbverläufe der Gliederung einstellen.
Der Bereich links ( "Farben der Gliederung" )
ermöglicht eine ganz individuelle Farbgestaltung der Gliederung:
Klicken Sie auf das jeweilige Farbfeld, um sich eine Farbe
auszusuchen. Sowohl die Farbverläufe als auch die
unterschiedlichen Ebenen können Sie nach Ihren Bedürfnissen unde
Vorlieben
gestalten.
Arbeitsmethodischn sinnvoll sind besonders die 6 Varianten im
mittleren Bereich ( "Prioritäten durch Farbe")
:
(1) Die Einstellung "gleitende Farbübergänge" betont, dass die Aufgaben von oben nach unten an Bedeutung verlieren. Die Farben werden im Verlauf nach unten hin blasser. Achten Sie darauf, dass die wichtigen Dinge oben stehen.
(2) Bei der "Pareto-Färbung" werden die oberen 20% der Einträge (einer Gliederungsebene) kräftig eingefärbt, der Rest nur blass. Auch diese Färbung betont die Bedeutung der Wichtigkeit: Idealerweise sollten Sie immer die wichtigen Dinge nach oben schieben und zuerst erledigen.
(3) Die "ABC Färbung" färbt die ersten ~10% der Einträge kräftig, die nächsten ~20% schwächer und den Rest garnicht. Auch hiermit können Prioritäten angezeigt werden.
(4) Die Färbung "Gliederung statt Prioritäten" färbt die Aufgaben der 1. Gliederungsebene jeweils in unterschiedlichen Farben. Alle untergeordneten Einträge haben die gleiche Farbe wie die übergeordnete Aufgabe. Wenn Sie in die MindMap Ansicht wechseln betont diese Färbung, was zu welchem Ast gehört.
(5) Die "4 Sektoren"- Färbung entspricht den Farben und dem Aufbau der 4-Sektoren-Ansicht. Es werden nur die Einträge eingefärbt, die aktiviert (bz.w. Top-Aufgaben), delegiert (Eintrag in der "Wer?"- Spalte) oder terminiert (Eintrag in der "Termin"- Spalte) sind. Auch diese Farben können im oben gezeigten Optionsfenster über die Farbfelder im Bereich "4 Sektoren" eingestellt werden.
(6) Die Färbung
"Struktur und Aufgaben unterscheiden" hilft
Ihnen, schnell zu sehen, was zu tun ist.
Alles was zur Struktur gehört wird einheitlich gefärbt. Nur die
jeweils unterste Gliederungsebene - in der Regel die Aufgaben,
die direkt ausgeführt werden können - sind anders gefärbt.
4. Hintergrundfarbe ändern
Die Hintergrundfarbe können Sie unter "Optionen" - "Gliederung" - "Hintergrundfarbe" ändern.
Sie
können zwischen 3 unterschiedlich hellen Texturen (im Screenshot
(1), (2), (3) auswählen oder eine eigene Farbe aussuchen (4).
Wenn (4) ausgewählt ist, wird die Farbe einheitlich (ohne
Struktur) verwendet.
Um die gewählte Farbe mit einer der Textruen zu kombinieren, wählen Sie zunächst eine Farbe und danach eine Textur aus. Dann setzen Sie den Haken bei (5) "Farbe transparent über Textur".
Mit dem Regler (6) können Sie nun die Transparenz einstellen. Rechts (7) wird das Ergebnis angezeigt.
Die hier gespeicherten Einstellungen werden bis auf wenige Ausnahmen im gesamten Programm verwendet.
Sortieren
Ausgewählte Zeilen können sortiert werden. Das ist sinnvoll bei einer Vielzahl von Aufzählungen, in der Regel aber nicht bei der Gliederung von Zielen. Beispiel: Sie erstellen eine Liste mit Büchern, die Sie irgendwann lesen wollen. Im Budgetfeld tragen Sie den Preis ein. Für Autor oder Sprache könnte man frei definierbare Felder benutzen. Das könnte dann ungefähr so aussehen:
In der Abbildung sind alle Zeilen der Liste bereits ausgewählt,
erkennbar an der gelben Hintergrundfarbe. Nun genügt ein Klick auf die eingeblendeten Sortier-Symbole, siehe Pfeil, um die gewählten Zeilen nach
der gewünschten Spalte zu sortieren.
Die Sortierung bezieht sich auf die höchste Gliederungsebene des ausgewählten Bereichs. Eventuelle Untergliederungspunkte werden aber mit bewegt und korrekt eingeordnet. Falls, z.B. bei der Budget-Spalte, Rechenergebnisse untergeordneter Zeilen enthalten sind, werden diese bei der Sortierung berücksichtigt. Alle Spalten, nach denen sortiert werden kann, werden entsprechend markiert. Beispielsweise kann man so auch Aufgaben nach Datum sortieren.
Ein zweiter Klick auf eine bereits sortierte Spalte dreht die Sortierung jeweils um.
Für Fortgeschrittene: Mehrere Zeilen farbig herausheben
Manchmal möchte man etwas farbig herausheben, aber gleichzeitig nach anderen Kriterien sortieren. So könnte man beispielsweise alle Zeilen, die einen bestimmten Mitarbeiter betreffen, grün färben, aber gleichzeitig die Liste nach Datum sortieren. Oder um beim Beispiel Bücherliste zu bleiben, könnte man alphabetisch nach den Autoren sortieren, dabei aber alle französischen Bücher farbig herausheben wollen.
Das geht mit wenigen Klicks:
1. Markieren Sie die zu sortierenden Einträge (s. Markieren), in unserem Beispiel die Bücherliste, also alle Zeilen mit den Buchtiteln
1. Sortieren Sie nach Sprache (s. Sortieren)
2. Wählen Sie die französischen Titel aus (markieren)
3. Wählen Sie eine Farbe aus (Farb- Button in Funktionsleiste oben)
4. Wählen Sie erneut die ganze Liste und sortieren Sie dann nach Autor
Steuerung per Tastatur
Auch wenn kein Eintrag geöffnet ist, ist im Regelfall ein Eintrag als ausgewählt markiert durch einen Rahmen. Auf diesen ausgewählten Eintrag
wirken folgende Tastaturbefehle:
// Eintrag geschlossen:
| Pfeil auf/ab | zur nächsten Zeile nach oben bzw unten | |
| Pfeil auf/ab + Shift | Auswahl ausdehnen | |
| Pfeil auf/ab + Cntrl | verschieben | |
| Einfg | Einfügen einer Zeile | |
| Entf | Entfernen einer Zeile | |
| F1 | Bedienerhilfe | |
| F2 | Eintrag öffnen | |
| F11 | Wechsel zwischen Heute-Ansicht und Ziele-Ansicht | |
| F12 | Sprung in die Detailinformationen | |
| V | Teilbaum auf/zu | |
| tab vor/zurück | Hierarchie links/rechts | |
| Pfeil links/rechts | Hierarchie links/rechts | |
| Cntrl + Tab | Hierarchie links/rechts ohne kompletten Teilbaum | |
| Pos1/ Home | Sprung ans obere Ende der Gliederung | |
// Eintrag geÖffnet:
| Tab | Sprung in nächste Datenspalte | |
| Alt + Pfeil links/rechts | Hierarchie links/rechts, falls Zeile leer auch ohne Shift | |
| Shift + Pfeil links/rechts | Textauswahl |
